Gondoljunk csak bele, milyen bosszantó, amikor hosszas keresgélés után a virtuális kosárba helyezzük a tökéletes karácsonyi ajándékot, de a vásárlás már nem jöhet létre, mert a termék elfogyott a raktárból. Vagy amikor hiába várjuk, nem érkezik meg a csomagunk, nem is beszélve arról, ha kapunk ugyan csomagot, de nem az van benne, amit megrendeltünk. Ilyenkor reklamálhatunk, de kinek hiányzik a bosszankodás, az egyezkedés az ügyfélszolgálatosokkal, főként a karácsonyi csúcsidőszakban, amikor az sem kizárt, hogy akár fél órát is várakoznunk kell, mire valaki felveszi a telefont. 

A fent említett helyzetek elkerülése – azaz a megrendelések pontos és gyors teljesítése, a csomagok időben történő kiszállítása, valamint a panaszok szakszerű kezelése – az év végi hajrában minden vállalkozás számára az egyik legnagyobb kihívást jelenti.

Titkos fegyver a karácsonyt megelőző időszakra

A megoldás egyik kulcsa ebben az esetben egy BPO (Business Process Outsourcing/üzleti folyamatok kiszervezése) partner lehet, amely a vállalkozások számára lehetővé teszi, hogy külső szakértőkre bízzák a vállalati folyamatok egyes részeit, például az ügyfélszolgálatot, illetve a megrendelések, vagy szükség esetén a panaszok kezelését. Így a cégek a saját szakmai területükre összpontosíthatnak olyan időszakokban, amikor a forgalom jelentősen megnövekszik.

A jól megválasztott kiszervezéssel hatékony és professzionális segítség érkezik, amely biztosítja, hogy az ügyfelek minden kérdését gyorsan és szakszerűen megválaszolják. Továbbá a rugalmasan és gyorsan alkalmazkodni képes BPO cégek nemcsak az ügyfélszolgálati folyamatok optimalizálásában segítenek, hanem az elakadt megrendelések nyomon követésében is, ezzel segítve a cégek zökkenőmentes működését az év legforgalmasabb időszakában. A gyors és hatékony ügyfélkezelésnek köszönhetően javulhat a megbízó cég presztízse, hiszen a profi és jól szervezett folyamat növeli az ügyfelek bizalmát, és természetesen az újbóli vásárlás esélyét.

„A megnövekedett vásárlói elvárások és az év végi szezon gyors üteme olyan komoly terhet róhat a vállalatokra, amelyet nehéz belső erőforrásokkal kezelni. A megfelelő BPO partner választása nemcsak azt jelenti, hogy a cégek gyorsabban és pontosabban reagálhatnak a felmerülő helyzetekre, hanem azt is, hogy fenntartható és skálázható megoldásokat találhatnak az ügyfélszolgálati folyamatokban” – hangsúlyozza Kovács Balázs, a közel 200 fős, professzionálisan képzett csapatával a hazai piacon is jelen lévő Konecta Head of Operations-e. „A Konectánál büszkék vagyunk arra, hogy ügyfeleink számára könnyebbé tesszük a legnehezebb időszakokat, miközben garantáljuk a folyamatok zökkenőmentes lebonyolítását – legyen szó akár a komplett ügyfélszolgálati tevékenység kiszervezéséről, a csúcsidőszakok terhelésének kiegyenlítéséről vagy egy-egy részterület átvételéről.”

A kiszervezett ügyfélszolgálat azonban nem csupán egy egyszerű átmeneti megoldás a forgalmas időszakokra, hanem egy kulcsfontosságú erőforrás, amely lehetőséget biztosít a vállalatok számára, hogy folyamatosan, hosszú távon is hatékonyan működjenek és hogy a vállalatok egy-egy nehéz időszak után még erősebbek, rugalmasabbak és versenyképesebbek lehessenek.

A Konecta

Az ügyfélszolgálati kiszervezés meghatározó globális szereplőjeként a Konecta világszerte mintegy 700 klienst szolgál ki, partnerei között megtalálhatók telekommunikációs, energetikai cégek, bankok, de ipari és kiskereskedelmi vállalatok is. Az ügyfelek közötti interakciók és az ügyfélszolgálati háttérfolyamatok támogatásától kezdve a vásárlói élmény területén nyújtott tanácsadásig szolgáltatások széles skáláját kínálja. Főként leadgenerálás, értékesítés, vevőszolgálat, igényfelmérés területén nyújt segítséget, szolgáltatásaikkal leveszik a megbízóik válláról az ügyfélszolgálati feladatok terheit.

A A Mikulás sem egyedül dolgozik, a cégednek sem kell bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Szinte nincs olyan szektor a lakossági ügyfeleket célzó kereskedelemben, ahol ne az év utolsó 2-3 hónapja lenne messze a legerősebb időszak forgalmi szempontból. A Black Friday és az azt követő karácsonyi szezon forgalma egyes vállalkozásoknál meghaladja az 50%-ot. Ennek megfelelően a cégek többsége már a nyár elején elkezd számolni: hogyan alakulnak a vásárlói trendek, hol, mekkora többletkapacitásra lesz szükség.

Karácsonyi időszak

Ez természetesen kihívásokkal jár, hiszen az erőforrásokat a legtöbb esetben a normál terhelésre méretezik. Ez érvényes a raktározási és a logisztikai képességekre ugyanúgy, mint a megrendeléseket, kérdéseket és panaszokat kezelő kollégák számára. „A karácsonyi időszakból hosszú távon is profitálni kívánó cégek már felismerték, hogy a vásárlók elégedettségéhez nem elég a terméket célba juttatni, az ügyfélszolgálati hátteret is biztosítani kell. A legjobban optimalizált működés mellett is mindig lesznek kérések, reklamációk és ha ezek megoldása nehézkes, az sokat árthat az adott vállalat hírnevének” – ismerteti álláspontját Kovács Balázs, az ügyfélkezeléssel foglalkozó Konecta Head of Operations-e.

A Konecta erről a fontos és aktuális témáról szervez szakértők bevonásával kerekasztal-beszélgetést, amelynek célja alapvetően a működő jó gyakorlatok megosztása a vállalatok között. Az október 10-i Business Breakfast nyitó előadója Ekler Luca kétszeres paralimpiai bajnok atléta lesz, aki a csúcsteljesítményekre történő felkészülés hátteréről és ennek az üzleti életben alkalmazható elemeiről osztja meg a tapasztalatait a vendégekkel. Az ezt követő pódiumbeszélgetésen pedig három érintett vállalat, a Konecta mellett a Packeta és a Webshippy szakértői vitatják meg a karácsonyi szezonnal járó ügyfélkezelési és ügyfélelégedettségi kihívásokat.

A Konecta Business Breakfast ingyenes, a részvételhez mindössze egy regisztrációra van szükség. Egy hangulatvideó egy korábbi rendezvényről.

A Konectáról

A Magyarországon 2021 óta jelen lévő Konecta az ügyfélszolgálati outsourcing, valamint vásárlói interakciók és a folyamatkezelési szolgáltatások terén a világ egyik vezető és innovatív szolgáltatója. Az ügyfelek közötti interakciók és az ügyfélszolgálati háttérfolyamatok támogatásától kezdve a vásárlói élmény területén nyújtott tanácsadásig szolgáltatások széles skáláját kínálja. A Konecta világszerte mintegy 700 klienst szolgál ki, köztük a telekommunikáció, az energetika, a bankügyek, az ipar, a kiskereskedelem és az e-kereskedelem legnagyobb neveivel folytat együttműködést.

A Megjön-e időben a karácsonyi ajándék? bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Nem véletlen, hogy a cégek már nemcsak gyártó- és logisztikai kapacitást foglalnak le időben az ünnepi rohamra, hanem az ügyfélkezelési kapacitást is bővítik, akár külső partner bevonásával.

A karácsonyi időszak egyre több szegmensben szól a gazdaság csúcsra járatásáról. A kereskedelemben már nagyon régóta ilyenkor tetőzik a forgalom mind a bolti, mind az online értékesítés tekintetében. Utóbbi pedig szükségszerűen húzza magával a logisztikai központokat és a kiszállító vállalkozásokat. Emellett már a szolgáltatásokat értékesítő cégeknél is markánsan megemelkedik az ügyfélszám, beleértve például a telekommunikációs és a pénzügyi társaságokat.

A forgalommal arányosan az ügyfélszolgálatokra nehezedő nyomás is nagyobb. A növekedés jellemzően négy-ötszörös, de december egészében extrém kiugrásokat produkálhat. „Egy nemzetközi logisztikai partnerünk ügyfélszolgálati vonalán havonta átlagban negyvenezer hívást fogadunk, de közvetlenül karácsony előtt előfordult már egyetlen nap alatt tízezer bejövő telefonhívás” – mutatott rá a nagyságrendekre Kovács Balázs, az ügyfélszolgálati kiszervezéssel foglalkozó Konecta Head of Operations-e.

A legtöbb vállalkozás azonban az átlagos időszakokra optimalizálja az ügyfélszolgálatát és nem tart fenn többletkapacitásokat 2-3 nagyobb terhelést hozó hónap kedvéért. Szükségszerű következmény, hogy az ünnepek idején nehezen lesz elérhető, lelassul az ügyfélkezelés, ez pedig konfliktusokat és panaszokat fog generálni, hosszabb távon pedig negatívan hat vissza a cégek hírnevére és eredményességére.

A nagyobb vállalkozások körében ezért már évek óta trend, hogy a karácsonyi felkészülés részeként az ügyfélszolgálati kapacitásokat is bővítik – sokszor kiszervezéssel. Ilyenkor a beérkező telefonok és az emailek egy része a külső partnernél landol, ahol a megbízót behatóan ismerő, ugyanolyan protokollok szerint felkészített munkatársak válaszolják meg őket. Az ügyfél alapesetben semmilyen különbséget nem érzékel. Ezzel a megoldással ki lehet egyenlíteni az időszakos terhelési hullámhegyeket.

A siker titka azonban az időzítés.

„A cégek számára a karácsonyi időszak jellemzően szeptemberben indul és az ajándékozás utáni reklamációk, visszaküldések és cserék miatt egészen január-februárig tart. Vagyis az ügyfélkezelési kapacitásbővítést érdemes már nyáron elindítani, hiszen a folyamatok tervezése és a munkatársak felkészítése is időt igényel”

– javasolja Kovács Balázs.

A Konecta tapasztalatai szerint a nagyobb vállalatok, különösen a több országot lefedő multicégek körében már Közép-Európában is bevett gyakorlat a csúcsidőszak kiszervezése. Márpedig a mindig könnyen elérhető és a problémákat hatékonyan kezelő ügyfélszolgálat piaci előnyt jelent, így lépéskényszerbe hozva a kisebb versenytársakat. Ebből pedig már rövid távon is a vásárlók fognak profitálni.

A Konectáról

A Magyarországon 2021 óta jelen lévő Konecta az ügyfélszolgálati outsourcing, valamint vásárlói interakciók és a folyamatkezelési szolgáltatások terén a világ egyik vezető és innovatív szolgáltatója. Az ügyfelek közötti interakciók és az ügyfélszolgálati háttérfolyamatok támogatásától kezdve a vásárlói élmény területén nyújtott tanácsadásig szolgáltatások széles skáláját kínálja. A Konecta világszerte mintegy 700 klienst szolgál ki, köztük a telekommunikáció, az energetika, a bankügyek, az ipar, a kiskereskedelem és az e-kereskedelem legnagyobb neveivel folytat együttműködést.

A Miért nem veszik fel decemberben a cégek a telefont? bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.