Egy vezetőnek nagyon sokrétű feladata van. Az értekezletek lebonyolítása mindig a termelés sikeressége érdekét szolgálj, de a jól vezetett meetingek a csapat hatékonyságát is növelik, erősítik a közösségi érzést és elősegítik a célok elérését.

Érdekes és hasznos meetingek? Lehetséges!

Lehet, hogy erre az alcímre felugrott a szemöldököd alkalmazottként, pedig valóban nem lehetetlen. Ehhez a vezetőnek arra van szüksége, hogy…

Legyen pozitív

Ahhoz, hogy ne teherként élje meg a csapat az ilyen találkozásokat, már a meetinget jól kell indítani. Jó megoldás lehet, ha a főnök megoszt egy pozitív és életszerű (siker)történetet, mert ezzel növelheti a morált, elősegítheti a nyitott kommunikációt, valamint megteremtheti a jobb légkört.

Tűzzön ki világos célt, készíts átgondolt napirendet

Mielőtt bármit is elkezdene, meg kell határoznia a meeting célját. Ez lehet döntéshozatal, probléma megoldása, információmegosztás vagy ötletelés. A napirendet előre küldje el a résztvevőknek, hogy felkészülhessenek és érdemben hozzájárulhassanak a megbeszéléshez.

Rövid és fókuszált

A hosszú, elnyújtott értekezletek csökkenthetik a koncentrációt és a hatékonyságot. Szabja a találkozókat rövidre, és koncentráljon a lényegre. Ha szükséges, tartson inkább többször rövid szüneteket ahelyett, hogy hosszúra nyújtaná azt.

Bátorítás és interaktivitás

A meetingek akkor a leghatékonyabbak, ha mindenki jelen van és aktívan részt vesz. Jó vezetőként bevet interaktív eszközöket (szavazások, kérdések), hogy bevonja a csapatot a közös munkába, ötletelésbe. Ugyanakkor célszerű, ha lehetőséget kínál arra, hogy időnként a dolgozók vezényeljék le a napirendi pontot. Ezzel teret, lehetőséget kínál és növeli a felelősségérzetüket.

Nyomon követés

A meetingek célja nem csak a beszélgetés. A cselekvéssel lehet változásokat, eredményeket elérni, ezért vezetőként minden döntést és akciópontot rögzíteni kell, és kövesse nyomon azok végrehajtását. Azaz szükség van az elszámolhatóságra – lásd ELM cikke –, mert ez biztosítja, hogy a megbeszélések eredményesek legyenek.

A meetingek lehetnek feleslegesek, de a jól vezetett alkalmak kulcsfontosságúak a csapat hatékonyságának növelésében és a célok elérésében. Vezetőként sok múlik azon, hogy ne csak kötelező rosszként éljék meg a munkatársak, hanem értékes eszköze legyen a célok elérésének, a csapat fejlődésének.

Szerző: Rónai Márta
Kép forrása: Pexels

A Unalom és érdektelenség? Vezetőként így lehelj életet a meetingekbe bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Szorongást is okozhat a túl sok meeting

A túl sok időt felemésztő megbeszélések elvonják a figyelmet, és akadályozzák a szakemberek 67%-át abban, hogy hatékonyabbak legyenek a munkájukban – mindez egy 2019-es kutatásból derült ki, amelyet majdnem 2 000 résztvevő bevonásával készített a Korn Ferry szervezetfejlesztési tanácsadó cég. Az állandó megbeszélések szorongást válthatnak ki a dolgozókból, de ennél van egy még komolyabb probléma is: az agyunk működését is megváltoztathatja, ha ritkán tartunk szünetet.

A meeting miatt a stressz-szint is megugrik

2021-ben a Microsoft Human Factors Lab kutatói 14 résztvevőt kértek fel, hogy videóhívásokon vegyenek részt, miközben elektroencefalogram (EEG) készüléket viseltek, amely az agyuk elektromos aktivitását figyelte. Egy hétfőn egyes résztvevőknek négy félórás megbeszélést adtak szünet nélkül, míg másoknak négy félórás megbeszélést, minden egyes találkozó között 10 perces meditációs szünettel; majd a következő hétfőn a két csoport felcserélődött.

Az eredmények pedig magukért beszélnek. Azoknál, akiknek nem volt szünetük, az agyban a béta-hullám aktivitás minden egymást követő megbeszélésnél növekedett, ami a megemelkedett stressz-szintet jelzi. A kutatók arra is rájöttek a vizsgálat során, hogy már a következő hívás várakozása is béta-aktivitás emelkedést okozott a meetingek közötti átmeneti időszakban.

A szünet segít abban is, hogy utána hatékonyabbak legyünk

Eközben a kutatók a jobb és bal oldali alfa-hullám aktivitás közti különbséget is mérték az agy homloklebenyi területein — ezt frontális alfa aszimmetriának nevezik —, ami a mentális bevonódás szintjére utalhat. Kiderült, hogy azok a dolgozók, akik tartottak szüneteket, pozitív frontális alfa aszimmetriát mutattak, ami arra utal, hogy a megbeszélések alatt jobban odafigyeltek és aktívabban részt vettek a kommunikációban. Ezzel szemben a szünet nélküliek esetében negatív aszimmetriát figyeltek meg, ami azt jelzi, hogy mentálisan sokkal inkább visszahúzódtak a meetingek alatt.

Egy másik fontos kutatás is született

Egy nemrégiben, 76 vállalat körében végzett felmérésből a szakértők arra a következtetésre jutottak, hogy a munkavállalói produktivitás több mint a duplájára nőtt, amikor bizonyos munkahelyeken a megbeszélések számát 40%-kal csökkentették. A kutatók szerint ennek oka az is, hogy ezáltal a dolgozók nagyobb önállóságot és döntési szabadságot éreztek.

Ahelyett, hogy a beosztásuk diktálta volna a napjukat, ők maguk kezdték el irányítani a feladataikat és felelősséget vállalni értük, ami 52%-kal növelte az elégedettségüket

 – írták a tanulmány szerzői.

Forrás: HuffPost

Kiemelt kép: Freepik

A Kiderült, hogy mi történik az agyaddal egy olyan munkanapon, amikor egész nap meetinged van  bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.