Miért olyan nehéz véleményt mondani? A visszajelzést nagyon sokszor összekeverjük a kritikával és a dicsérettel, ez utóbbiak érzelmekkel töltöttek és nem is tisztázott, hogy mi a céljuk. – mondta Nagy Emőke, a DFT-Hungária Zrt. trénere, szervezetfejlesztési tanácsadója. Ha egy visszajelzési szituációban erős érzelmekkel közelítünk valaki felé, akkor az a másik félben is hasonlóan erős érzelmeket vált ki, így elhomályosítja az észlelést. Márpedig a visszajelzés egyik célja az, hogy támogassa a fejlődést.

De miért is akarunk visszajelzést adni?

Amikor kritikát fogalmazunk meg valakivel szemben, annak egyetlen értelme van: csökkenteni akarjuk a saját felindultságunkat és meg akarunk könnyebbülni. Ha a kritikával az a célunk, hogy fejlesszük a munkatársunkat, nem leszünk eredményesek. Mindig tisztában kell lennünk azzal, hogy mi a szándékunk a visszajelzéssel.

A tudatos visszajelzés célja megerősíteni azt, ami jól működik, jelezni, ha valamivel nem vagyok elégedett, és kifejezni, hogy mit lehetne másképp csinálni. De ugyanúgy cél lehet a hibák javítása, esetleg hozzájárulni a másik fél fejlődéséhez és növelni a teljesítményét.

Nagy Emőke szerint azt érdemes kiemelni egy helyzetben, egy viselkedésben, ami jól működik, ezzel lehet pozitív viselkedésváltozást előidézni, és ráirányítani a másik figyelmét arra, ami az adott közegben fontos. Munkahelyi környezetben vezetőként azért is érdemes ilyen visszajelzéseket adni a munkatársaknak, mert nem csak a visszajelzés tartalmával tudjuk fejleszteni az illetőt, hanem azzal is, amit kiemelünk a mondandónkban. Például adhatunk arról visszajelzést egy munkahelyen, hogy hogy néznek ki a közösségi terek, vagy ha valaki megérkezik az irodába, hogyan kommunikál, miként köszön, esetleg az ügyfélszolgálatos munkatárs milyen módon beszél az ügyfelekkel. Ezek azt tükrözik vissza, hogy adott helyen mi a fontos.

A visszajelzés alapvetően nem vezetői kompetencia, viszont fontos eszköz

Sok vezető nem kap visszajelzést a vezetői teljesítményére azoktól, akikre vonatkozik a munkája. A középvezetőket általában a felsővezetők értékelik, de azoktól, akikkel nap mint nap dolgoznak, azaz a munkatársaktól nem érkezik semmilyen visszajelzés. Viszont visszajelzést nemcsak adni lehet, hanem kérni is. Azonban meg kell tanulni fogadni is a visszajelzést. Az esetek nagyobb részében amikor valaki megdicsér minket, elkezdünk szabadkozni, mert nem vagyunk képesek fogadni sem a dicséretet, sem a kritikát. Ezért érdemes megtanítani a munkatársaknak, hogy miként adjanak visszajelzést, foglalkozni azzal, hogy miként fogadjuk azt, és megvizsgálni, hogy vezetőként készen állunk-e arra, hogy építő jellegű visszajelzéseket adjunk. 

Mi gátolhatja a visszajelzést?

Például a kapcsolat féltése, mert attól félünk, hogy megbántjuk a másikat. Itt érdemes szemléletet váltani: azzal, hogy valakinek építő jellegű visszajelzést adtam, az ő fejlődését szolgálom. Nem akarom megbántani, nem akarok rossz érzést kelteni benne, hanem ha jó közöttünk a kapcsolat, és számomra értékes a személye, illetve a kapcsolata, akkor azzal, hogy őszinte vagyok és elmondom neki, hogy mit gondolok, képes vagyok azt megerősíteni.

Gátló tényező lehet, hogy bizonytalan vagyok saját magamban, esetleg félek, hogy elsírja magát a másik, de lehet ok a mindkét oldalon megjelenő erős érzelem, netán az eltérő értékrend, mint ahogy a bennünk lévő előítéletek és feltevések is. Akinek önértékelési problémája van, nehezebben ad visszajelzést.

Visszajelzésnél azt kell értékelnünk, amit csinált

Fontos, hogy hol és mikor adunk visszajelzést, lehetőleg az eset után minél hamarabb tegyük meg. Ha benne vagyunk egy szituációban és érzékeljük, hogy mindkettőnk érzései nagyon hevesek, akkor nem érdemes visszajelzést adni. Meg kell várni azt a pillanatot, amikor el tudunk vonatkoztatni ezektől. Munkatársként akkor könnyű visszajelzést adni, ha mentor típusú vezetőm van. Ezért fontos a munkatársak között a partneri kapcsolat megléte. A visszajelzésben érdemes a konkrét tényekre támaszkodni. Pl. az előttem lévő székre azt is mondhatom, hogy barna, de azt is, hogy szép. Előbbi egy megfigyelés, utóbbi egy értékítélet.

A visszajelzés lehet megerősítő és építő jellegű. A megerősítő típusú visszajelzés lényege, hogy megerősítek valamilyen általam jónak gondolt és ismétlésre érdemes viselkedést, cselekvést, hozzáállást, kifejezést. A mondata: Legközelebb csináld ugyanígy (elmondom, hogy hogyan), mert… (nekem hasznos, fontos a cégnek stb.) Építő jellegű visszajelzést pedig a következő mondattal tudunk adni: Legközelebb csináld másképp (elmondom, hogy konkrétan mit), mert… (és megindokolom, hogy miért hasznos, fontos stb.).  

Szerző: K.T.

Fotó: Envato

A Nem tudod, hogy mondd el a kollégádnak a véleményed? Kommunikációs tippek a trénertől bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Nem hiszem el, már megint ezt csinálod! Miért nem tudod megjegyezni, hogy ezt nem így kell összerakni? Most már jó lenne felállnod a gép mellől, hiszen már három órája bámulod egyfolytában a monitort! Ismerősek ezek a mindennapi mondatok? Mi is hangoztatjuk őket nap mint nap? Persze, hiszen valahogy ki kell fejeznünk a nemtetszésünket. De célra vezetnek-e ezek a kérdések, megoldják-e adott helyzetben a vitát?

A konfliktus lehetőség arra, hogy közelebb kerüljünk egymáshoz, vagy épp eltávolodjunk a másiktól

Amikor egy konfliktushelyzettel szembesülünk, első lépésként gondoljuk végig, hogy valójában mi is a szándékunk a közlésünkkel. Az, hogy kritikamentesen őszinték legyünk? Vagy hogy jól beolvassunk a másiknak? Esetleg az, hogy nyitott szívvel és kritikamentes elmével igyekezzünk gyakorolni az empatikus jelenlétet, azaz próbáljuk megérteni a másikat?

Ha képesek vagyunk eszközként használni a kritikamentes őszinteséget és az empatikus jelenlétet ahhoz, hogy eljussunk oda, hogy minden érintett szükségleteivel törődünk, az azt is jelenti, hogy ugyanúgy odafigyelünk önmagunkra, mint a másik félre is.

Lépésenként az egyetértés felé

Ha megtanuljuk megfigyelés formájában kimondani azt, ami nem tetszik, kisebb eséllyel fogunk ellenállást generálni, és nagyobb eséllyel együttműködést. Első lépésként írjuk le az adott helyzettel kapcsolatos megfigyelésünket. Második lépésként tudatosítsuk a megfigyeléssel kapcsolatos érzésünket. Ez esetben igen fontos, hogy hol keressük az érzésünk gyökerét. Ha egyet értünk azzal, hogy „csak azért vagyok felelős, amit irányítani tudok”, nem mondhatjuk a másiknak, hogy te dühítettél fel, miattad vagyok csalódott. Hiszen hogyan vádolhatom a másikat egy olyan valamiért, ami bennem történik és én magam sem tudom irányítani?

Amikor azt mondjuk, hogy miattad vagyunk csalódottak, akkor még nem jutottunk el az érzelmi felnőtté válás állapotába. Akkor tudunk kilépni az érzelmi rabszolgasorsból, ha már nem másokat hibáztatunk a saját érzéseinkért.

És hol kereshetjük az érzéseink gyökerét?

Arra kell koncentrálnunk, hogy milyen szükségletünk érintődött meg adott helyzetben. A Földön minden embernek ugyanazok a szükségletei, és minden szükségletet végtelen számú megoldási stratégiával tudunk kielégíteni. Mindannyian szoktunk lelkesek és csalódottak lenni, megtapasztaltuk az örömöt és a bánatot is és kortól függetlenül mindenkinek szüksége van biztonságra, kalandra, megértésre, szeretetre, összetartozásra stb. Tehát érdemes azonosítanunk a helyzethez kapcsolódó szükségletünket.

A hídépítés kulcsa

Az életszerű cselekvési tervet akkor tudjuk megtalálni, amikor képesek vagyunk tudatosítani a négy lépést: mi a megfigyelésünk, az érzésünk, a szükségletünk, a kérésünk, majd mi lehet a másik érzése, szükséglete. Ha rájöttünk, hogy mi a saját és mi a másik legdominánsabb szükséglete, akkor megtaláljuk azt is, amivel mindkettőnkre reflektálhatunk.

Megszólalás előtt tudatosítsuk magunkban: a szeretetemet akarom kifejezni, így nagyobb eséllyel találnak rám azok a szavak, amik segítenek hidat építeni a kettőnk szíve között.

Szerző: K.T.

Fotó: Envato

A Te hogy fejezed ki a nemtetszésedet? Ezt gondold át a munkahelyi vitás helyzetekben! bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.