Gondold át

Mi az, ami kezdetben ehhez a munkához vonzott? Vedd sorra azokat a dolgokat, amiket élvezetesnek találtál az elején, amik napi szinten arra ösztönöztek, hogy a legjobbat hozd ki magadból. Ha ez megvan, akkor azt is határozd meg, mi változott azóta. Azonosítsd az elégedetlenséged kulcsfontosságú tényezőit, vedd számításba azt is, hogy esetleg a te hozzáállásodban történt valamilyen változás. Ha képes vagy megfogalmazni, mi okozott annak idején örömet a pozícióddal kapcsolatban, akkor talán vissza is tudod integrálni a kezdeti lelkesedést a mindennapjaidba. 

Mentorálj 

A tudás megosztása a kevésbé tapasztalt kollégákkal új perspektívát hozhat a számodra, továbbá segíthet fellendíteni az elkötelezettséget. A mentorálás ráadásul elősegíti a jó kapcsolatokat, erősíti az összetartozást a kollégákkal, valamint növelheti a munka iránti motivációd. 

Tanulj 

Jó pap holtig tanul – szokták mondani. Éppen ezért lényeges lehet, hogy különböző szakmai tréningeken, továbbképzéseken vegyél részt. A cégek sok esetben biztosítanak tanulási lehetőségeket a kollégák számára, ha te nem tudsz ilyenről, akkor jó ötlet lehet a HR vezetővel egyeztetni a témában. A képzések abszolválása pedig a szakmai előmeneteled is segítheti, hiszen olyan új tudás birtokába kerülhetsz, amik akár egy magasabb pozícióhoz is hozzá tudnak majd juttatni. 

A munkán kívüli élet 

A munkahelyi motiváció elvesztése gyakran nem a konkrét feladatok miatt történik, hanem azért, mert magánéleti szinten nem stimmel valami. Sokan elkövetik azt a hibát, hogy kizárólag csak a munkának élnek, emiatt azonban fennáll a kiégés veszélye. Fontos, hogy legyen a munkán kívül is aktív életed. Mindenképpen legyen valamilyen hobbid, akár új dolgokat is kipróbálhatsz, továbbá nem árt, ha egy kis mozgást is beiktatsz a mindennapjaidba. Pláne, ha ülőmunkát végzel, hiszen a mozgás mind mentális, mind pedig fizikai szempontból nagyon hasznos. Ezek a munkaidőn túli extrák pozitív hatással lehetnek a teljesítményedre, növelik a produktivitásod, valamint fokozhatják a motivációd is. Ha olyan tevékenységet folytatsz, amit igazán élvezel, az garantáltan friss energiát és inspirációt visz majd a szakmai életedbe is. 

Forrás: CityMagazine
Szerző: G.P. 

A 4 hatékony tipp a munkahelyi motiváció növelésre bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Triviális ok 

A produktivitásod gyakorlatilag bármi megzavarhatja: a postás csengetése, egy váratlan telefon vagy bármilyen mini vészhelyzet. Ilyenkor kizökkensz a ritmusodból és hiába tervezted meg a napod, egyszerűen borul minden. Ez miatt viszont egyáltalán nem kell kétségbeesned, hiszen a termelékenység nem feltétlenül arról szól, hogy minél több dologgal, minél hamarabb végezz. Sokkal inkább arról van szó, hogy rangsorold a fontos dolgokat, ezeket pedig tudatosan vedd előre. Igyekezz magadnak tartható határidőket, némi ráhagyással szabni, így ha bármi váratlan megzavar, akkor is bőven lesz elegendő időd befejezni az adott projektet. 

Ne ostorozd magad 

A produktivitásod halálát néha te magad okozod. Sokan ugyanis beleesnek abba a hibába, hogy túlterhelik saját magukat. Lényeges, hogy ne robot módjára akard végezni a munkád, bátran adj magadnak óránként 5-10 perc szünetet: ilyenkor engedd meg magadnak, hogy egy kicsit elkalandozzon az elméd, igyál egy kávét, ha irodából dolgozol csevegj pár percet a kollégákkal, ha otthonról akkor akár meditálhatsz is (mondjuk ezt az irodában is nyugodtan megteheted.) A lényeg, hogy ne akarj mindent is egyszerre, mert az előbb vagy utóbb kiégéshez vezet, ráadásul a hatékonyságot is erősen csökkenti. 

Kell néhány szabály 

Ahhoz, hogy megfelelő produktivitással állj hozzá a feladataidhoz nagyon fontos, hogy felállíts néhány egyszerű szabályt. Először is minden reggel tűzz ki három célt, amit azon az adott napon szeretnél abszolválni. Világosan fogalmazz, tehát a “majd a nap folyamán összerakom azt az Excel táblát” nem jó. A “11 és 13 óra között a régóta halogatott Excel tábla helyretételével foglalkozom” viszont már sokkal jobb. Ha konkrétan megtervezed, mivel szeretnél aznap foglalkozni, sokkal jobban kézben tudod majd tartani a feladatokat. A kutatások azt mutatják, hogy az efféle hozzáállás segít a feladatok hatékony elvégzésében. Amikor konkrétan a munkára fókuszálsz, érdemes lehet kizárni a zavaró tényezőket: a telefonod tedd csendes üzemmódba és ez idő alatt e-maileket se olvass. Így kevésbé lesz hektikus a napod és jó eséllyel sikerrel zárod majd azt. 

Forrás: Self 
Szerző: G.P. 

A Az ok, amiért gyakran nem érzed magad produktívnak bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Túlvállalás és annak kezelése

Az első és leggyakoribb probléma, amiről Martin beszélt, a túlvállalás. Sokan hajlamosak több feladatot is elvállalni, mint amennyit reálisan el tudnak látni, ami gyakran a feladatok elhanyagolásához vagy nem megfelelő kivitelezéséhez vezet. Martin kiemelte, hogy fontos felismerni és elfogadni a saját korlátainkat, és ennek megfelelően tervezni a napjainkat. Javasolta, hogy az emberek törekedjenek az ‘alulvállalásra’, ami paradox módon lehetővé teszi, hogy végül megfelelő mennyiségű feladatot vállaljanak el.

A túlvállalás kezelésének egyik módja, hogy az egyén megfogalmazza napi, heti és havi három fő prioritását. Ez nem csak a személyes elköteleződést erősíti, hanem segít abban is, hogy másokkal, például kollégákkal vagy családtagokkal megosszuk ezeket a prioritásokat. Ezáltal könnyebbé válik azoknak a tevékenységeknek és kéréseknek a visszautasítása, amelyek nem illeszkednek a kiemelt feladatok közé.

Szándéktalan időbeosztás

A másik probléma, amit Martin azonosított, az idővel való szándéktalan bánásmód. Sok munkavállaló nem határozza meg tudatosan, hogy mikor és hogyan dolgozik a leginkább hatékonyan, hanem engedi, hogy a napi teendők hajszolják. Martin arra ösztönözte a hallgatókat, hogy legyenek proaktívak az időbeosztásukkal kapcsolatban és ismerjék fel, melyik napszakban a legproduktívabbak. Ez lehetővé teszi, hogy a legfontosabb feladatokat a legalkalmasabb időpontban végezzék.

Hogyan lehet javítani a munkahatékonyságot?

Martin tanácsai szerint a munkahatékonyság javítása érdekében első lépésként érdemes tisztázni a saját prioritásainkat és ennek megfelelően alakítani a napi rutinunkat. Ez magában foglalja a túlvállalás elkerülését és a tudatos időbeosztást, amelyek mind hozzájárulnak a stressz szintjének csökkentéséhez és az általános jólét növeléséhez.

Összességében Laura Mae Martin szerint a munkahatékonyság növelése kulcsa a saját korlátaink és időbeosztásunk tudatos kezelésében rejlik. Azáltal, hogy elkerüljük a túlvállalást és szándékosan osztjuk be az időnket, jelentősen javíthatunk a munkavégzésünk hatékonyságán.

Forrás: Insider

A A Google vezető tanácsadója megosztotta, hogy milyen gyakori hibák csökkentik a produktivitást bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

A modern világban folyamatosan növekvő követelményekkel szembesülünk, legyen szó akár a szakmánkról, akár a magánéletünkről. Ha megfelelően gazdálkodunk az idővel, az segíthet a céljaink elérésében és abban is, hogy megfelelő egyensúlyt teremtsünk a munkánk és a magánéletünk között.

De mi is az a time-management?

Sokan azt gondolják, hogy az időgazdálkodás az valamilyen velünk született készség, és gyakran irigyeljük azt, aki tökéletesen ki tudja használni a nap minden percét és folyamatosan, könnyedén pipálja ki a szakmai és magánéleti „projekteket”. Igen, néhány ember számára természetesek ezek a készségek, de nem kell csüggedned akkor sem, ha neked ez nem jön magától, ugyanis a megfelelő technikák elsajátítása sokat javíthatsz a helyzeten. 

Miért fontos az időgazdálkodás? 

Röviden összefoglalva azért, hogy produktívabbak legyünk és kevesebb legyen az életünkben a stressz. A time-management segítségével megtanulhatunk fontossági sorrendet felállítani és hatékonyabban dolgozni. Az időgazdálkodást ma már tanítják az egyetemeken is, az egyik leghíresebb kurzus a Leedsi Egyetemé. Ezeken a kurzusokon a hallgatóknak bemutatják a legfontosabb időgazdálkodási stratégiákat, mint például a Pomodoro technika, vagy a GTD. 

Néhány kipróbált és bevált időgazdálkodási stratégiát keresel? Az alábbiakban bemutatunk neked négy olyan stratégiát, amelyek bizonyítottan segítenek abban, hogy hatékonyabban gazdálkodj az időddel.

1. Nyeld le a békát!

Ezt a technikát egy Brian Tracy nevű motivációs előadó fejlesztette ki, egy Mark Twain-idézet alapján. Az író szerint mindig az legyen az első dolgod, hogy reggel egyél meg egy élő békát, annál sokkal rosszabb dolog már nem fog történhet veled a nap folyamán.. A béka itt a nap legrosszabb feladatát jelképezi, azt, amit a legnagyobb valószínűséggel halogatsz, de ezzel a többi feladatodat is hátráltatod. Tehát kezd mindig a legrosszabbal, azzal, amitől a legjobban félsz és old meg! Minden más ehhez képest könnyűnek tűnik majd..

2. Getting Things Done (GTD) 

A David Allen vezetési tanácsadó által kifejlesztett GTD módszer pont a „békás technika” ellentéte. Itt nem a legnehezebbel kezdesz, hanem a legkönnyebbel. Attól függ tehát, kihez melyik módszer áll közelebb? Ha stresszelős, szorongós típus vagy, akkor ne a békás módszert válaszd! A GTD-ben összeírod az összes elintézetlen feladatodat a legkisebbektől a legnagyobbakig. Először a legegyszerűbbeket csinálod meg, azután mehetsz a nehezebbekre. A módszer megalkotója szerint így elkerülhető a stressz, mert csökkenti a szorongást. 

3. A 80/20 szabály

A Pareto-elvként ismert 80/20 szabály szerint a munkánk eredményének 80%-a a ráfordított időnk 20%-ból ered. Tehát az a tanulság, hogy okosabban dolgozz, ne pedig keményebben! A 80/20 szabály az élet szinte minden területén alkalmazható, beleértve az étrendet, a testmozgást, a munkát és a tanulást is. Ez kiváló stratégia az időgazdálkodás szempontjából. Elemezheted, hogy jelenleg mivel töltöd az idődet és figyelemmel kísérheted az eredményeket..

4. Pomodoro technika

Ezt a módszert az 1980-as években fejlesztette ki egy Francesco Cirillo nevű író. A módszer használóit arra ösztönzi, hogy először is nevezzék meg a legfontosabb feladatokat, majd határozzák meg azokat a rövid időszakaszokat, általában 25 percet, amikor megszakítás és szünetek nélkül csak a feladat elvégzésére koncentrálnak. Ebben a meghatározott időben csak a feladatunkkal szabad foglalkozni és ki kell iktatni mindenféle zavaró tényezőt, beleértve a közösségi médiát és a telefoncsörgést is. A zavaró tényezők nélkül azután gyorsa

Szerző: K.T.
Fotó: Envato

A Hogyan gazdálkodjunk jól az időnkkel?  bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.

Az informatikai rendszer és működési háttér újragondolásával, hatékonyabbá tételével ugyanis akár milliókat is spórolhat éves szinten egy vállalkozás. „Ha a hatékonyságról van szó, elsőre nem biztos, hogy a IT rendszer és a működéshez szükséges informatikai háttér felülvizsgálata eszébe jut egy cégvezetőnek, pedig akár már egy öt pontos, egyszerű felmérés során rengeteg fejlesztendő terület és felesleges költés feltárható” – mondta Juhász Viktor, a felhőmegoldásokat szállító iSolutions Kft. ügyvezetője.

Pontos eszközleltár – folyamatosan frissítve!

Az első és egyik legfontosabb pontja a folyamatnak, hogy készüljön egy pontos eszközleltár és ez a lista folyamatosan karban legyen tartva. Amint kap a vállalkozás egy egységes képet az eszközparkról, a költségek jóval tervezhetőbbé válnak: pontosan látni fogja a vezetés, hogy az adott évre mekkora kiadást jelent az eszközök karbantartása, javítása, újak vásárlása.  „Elsőre talán furcsának tűnhet, hogy az informatikai menedzsmentben az eszközparkkal foglalkozzunk. Az informatika azonban egy eszközalapú ágazat és valójában a költségek nagy hányadát ezek beszerzése, karbantartása, javítása teszi ki. Ezen futnak a szoftverek, és ha nincs egy biztos alap, akkor akadozik a működés és többletköltségekkel is számolni kell” – hangsúlyozza Juhász Viktor.

Általánosan elmondható, hogy egy számítógépet például 3 évente biztosan át kell vizsgálni. Sokan 5-6 évig is húzzák ezt a folyamatot, ilyenkor azonban a legtöbb gép már cserére szorul. Nem mindegy, hogy egyszerre lecserél egy cég 20 számítógépet, gépenként 300 ezer forintért, vagy folyamatosan ellenőrzi, szinten tartja a gépek állapotát, elvégi a szükséges frissítéseket. Ebben az esetben erre évente el tud különíteni egy összeget, amit rászán a karbantartásra, az esetleges gépcserékre. Ugyanígy a céges mobiletelefonokról is érdemes listát vezetni és ellenőrizni az állapotukat.

Valóban annyi felhasználóm van, mint e-mail címem?

A következő lépés egy általános felhasználói menedzsment ellenőrzés. Ez elsősorban biztonsági szempontból fontos, de költségek tekintetében is érhetik meglepetések a cégeket. Elsőként meg kell nézni, hogy azoknak a korábbi munkatársaknak, akik már elmentek a cégtől, töröltük-e minden hozzáférésüket. Az iSolutions szakértője kiemeli: gyakran tapasztalható egy ilyen átvilágításnál, hogy egy 25 fős cégnél akár 35-40 embernek van céges e-mail címe, belépési engedélye a rendszerbe. Ez rendkívül veszélyes lehet adatvédelmi szempontból. Emellett gyakori, hogy a már kilépett dolgozó után is fizeti a cég a felhőalapú szolgáltatásokat, vagy bizonyos szoftvereket, kibervédelmi programokat, vírusírtókat. Sok cégvezető nem nézi meg az erről szóló számlákat, hanem automatikusan fizet. Ez pedig éves szinten akár több százezer forint kidobott pénzt is jelenthet a vállalkozás számára.

A rendszeres költségek átvizsgálása, optimalizálása kulcskérdés

Az informatikára fordított büdzsével szorosan összefüggő rendszeres kiadások például az internet, a mobiltelefon, az irodai telefonálás költsége, a nyomtatóbérlet- és szervíz, de a rendszergazda díjazása is vagy a programlicencek is. „Ezeknek a díja évről-évre változik és változhat, érdemes felülvizsgálni, hogy ugyanaz a szolgáltatást esetleg hűségidő módosítással, vagy régi ügyfélkedvezménnyel olcsóbban elérhető-e. Vagy ugyanazért a költségért kaphat-e a vállalkozás jobb, bővített szolgáltatást.” – tette hozzá Juhász Viktor. Ehhez persze végig kell nézni a bejövő számlákat, a szakértői tanácsokat érdemes meghallgatni, átvizsgálni a karbantartási és előfizetési szerződéseket. Időigényes munka, de megéri a hatékonyságnövelés és költségcsökkentés érdekében.

Szoftverkörkép és felhőkérdés

A negyedik lépés átnézni, hogy milyen szoftverekkel dolgozik a vállalkozás. Milyen például a számlázóprogram, vagy milyen egyéb szoftverek érhetőek el a piacon, amik hatékonyabbá, olcsóbbá tehetik a működést. Ehhez javasolt külső tanácsadó igénybevétele, aki abban is segít dönteni, hogy érdemes-e például „felhőbe költözni” a saját szerverfenntartás helyett.  „Ez a kérdés most különösen aktuális az energiaárak növekedése miatt. Míg eddig elsősorban azért került fókuszba a felhőbe költözés, mert valóban egy innovatív megoldás és bárhonnan elérhető, így kényelmes a munkatársaknak. Mára ez a lépés költségszempontból válik egyre fontosabb kérdéssé. A saját szerver valójában egy nagyon drága megoldás. A gép költsége csak a kezdet, ehhez jönnek az üzemeltetéshez kapcsolódó díjak és az áramfogyasztás. Utóbbi a jelenlegi gazdasági helyzetben szinte megjósolhatatlan mennyibe fog kerülni” – hangsúlyozza Juhász Viktor.

A hosszútávú hatékonyság és költségcsökkentés érdekében meg kell nézni a vállalkozás működésének azon pontjait, folyamatait is, amit meg lehetne támogatni egy informatikai fejlesztéssel. Például van egy webshopja egy cégnek és bizonyos folyamatokat, amelyeket már szoftveres támogatással egyszerűbbé lehetne tenni, még mindig kézzel kezelik. Ez kapcsolódhat akár az értékesítéshez, akár a raktározáshoz, logisztikához. Egy jó informatikai partner ebben is nagyon sokat segíthet.

A jó rendszergazda fontosabb, mint eddig bármikor

A jó rendszergazda mindig kincset ér egy vállalkozásnak, de a jelenlegi gazdasági helyzetben különösen fontos, hogy megfelelő partneri viszony jöjjön létre a két fél között. „Nagyon fontos, hogy lehessen a rendszergazdával, IT-partnerrel is beszélgetni az üzleti folyamatokról, elvárásokról. Értse, hogy mi a vállalkozás célja, arra javasoljon hatékony informatikai megoldásokat. Nagyon lényeges továbbá, hogy a vállalkozás számára világossá váljon, hogy a rendszergazda hogyan dolgozik, engedjen betekintést a munkájába, munkafolyamataiba. Tudja alátámasztani a döntéseit, javaslatait. Ha mindent a legolcsóbban akar megoldani, de ezt nem tudja megindokolni, csak az árral, akkor az gyanús kell, hogy legyen” – véli Juhász Viktor. Hozzáteszi: a hangsúly a hatékonyságon van és nem a legolcsóbb megoldáson. Természetesen ez nem az jelenti, hogy a legdrágább a legjobb, de a legolcsóbbat kezelje mindenki fenntartásokkal. Az elérhetőség és rendelkezésre állás kérdése szintén kiemelten fontos, hiszen egy nem elérhető rendszergazda hatalmas károkat tud okozni a vállalkozás számára. Képzeljük csak el, ha mondjuk 3 napig nem elérhető/nem száll ki a helyszínre és azalatt a cég nem működik, az mekkora üzleti kárt jelenthet.

Fél év alatt rendbe szedhető egy vállalkozás informatikai háttér rendszere

A bemutatott öt pontból álló audit egyes részei viszonylag rövid, míg más részei hosszabb idő alatt valósíthatók meg. A kulcs a tudatos tervezésben rejlik, amihez javasolt egy ütemterv készítése. „Míg egy víruskereső program akár egy nap alatt lecserélhető, addig például az internet-előfizetés módosítása vagy a nyomtató bérleti és szerviz feltételeinek megváltoztatása akár hónapokat is igénybe vehet. A lényeg, ha egyszer megtörténik a hatékonyság és költségoptimalizálás, akkor folyamatosan foglalkozni kell vele. Ezzel időt és pénzt takaríthatnak meg a vállalkozások és ebben jelentenek hatalmas segítséget a profi tanácsadó szolgálatók” – összegez az iSolutions szakértője.

Fotó: Envato

A Százezreket spórolhat egy cég, ha betartja ezeket a tanácsokat bejegyzés először Karrier Trend-én jelent meg.