Kisebb és nagyobb szervezetek esetében is szükség lehet új pozícióra, amelynek betöltésére is új ember kell. A kiválasztási folyamat azonban időt, energiát és akár több személy munkáját is igényli. Az ATS ebben kíván segíteni.
Meg sem lepődünk, ha a modern világunkban olyan tevékenység válik robotizálttá, amelyet azelőtt akár több személy látott el. Ma már a toborzás összes folyamata is történhet automatizálva. Az ATS rendszer pontosan ezt kínálja.
Nos, eszik vagy isszák?
A HR-csapat bizonyára összeteszi a kezét, ha felfedezi és megismeri az ATS rendszer előnyeit. Az ATS nem más, mint egy mozaikszó, az Appliciant Tracking System vagyis a jelentkező nyomon követési rendszere. Ez így elég egyértelműnek és érthetőnek hangzik, de még ennél is jóval többről van szó.
Mindegy, hogy kevés a jelentkező vagy sok, az ideális jelölt megtalálása nagy feladat. Kevés emberből nehéz kiválasztani azt a személyt, akire egy vállalatnak tényleg szüksége van, ám több jelentkező esetén is ez a helyzet, csak még sok időt igényel. Az ATS-t külföldön már gyakorlottan alkalmazza a vállalatok többsége, ám idehaza még csak most fedezzük fel ennek előnyeit, hatékonyságát.
Erre a rendszerre ott van a legnagyobb szükség, ahol gyakran keresnek új munkatársakat. Az ATS lerövidíti és felgyorsítja a felvételi folyamatot. Ez nem azt jelenti, hogy HR-esekre már nincs is szükség. Nem a HR-es feladatát végzi el maradéktalanul, csupán nagyon sok folyamatot gyorsabban végez el az automatizálásnak köszönhetően.
Amire az ATS képes
Automatizálja a toborzási folyamatokat. Ez azt jelenti, hogy az önéletrajzok beérkezését, rendszerezését és szűrését automatikusan végzi, amellyel jelentős időt takarít meg a HR szakembereknek.
Automatikusan kommunikál a jelöltekkel és nem kell minden egyes e-mailre a HR-eseknek reagálniuk, mert az ATS megteszi helyettük. Abban az esetben, ha egy pozícióra többszáz pályázat érkezik, igencsak nagy segítséget jelent.
A rendszer kulcsszavak, készségek, végzettségek és tapasztalatok alapján szűri a jelentkezőket, ami segít a legmegfelelőbb jelöltek kiválasztásában. A nem releváns pályázatokat gyorsan kiszűri, így azzal nem töltik feleslegesen az időt a toborzó munkatársak. Vagyis hatékonyabban tudnak koncentrálni a megfelelő jelentkező kiválasztására.
Az ATS egy helyen tárolja a pályázók összes adatát, beleértve az önéletrajzokat, motivációs leveleket és a korábbi jelentkezéseket is. Ez megkönnyíti az adatok nyomon követését és a hosszabb távú kapcsolatépítést.
Pontos nyilvántartást vezet a toborzási folyamat minden szakaszáról (interjúk, az e-mailezés, jelölt állapota), ezzel átláthatóbbá teszi a folyamatot.
Ugyanakkor abban is segíthet, hogy a toborzási folyamat megfeleljen a különféle adatvédelmi és munkaügyi jogszabályoknak.
ATS a munkavállaló szempontjából
Az állandó munkaerőkereséssel szembesülő cégek számára az ATS nagyon nagy segítség lehet, ám nem árt, ha a jelentkező is ismeri ezt a rendszert és annak tulajdonságait.
Ha valaki egy megadott pozícióra jelentkezik és ezt a cég honlapján lehet megtenni, akkor valószínűleg máris találkozott az ATS-sel. Az oda feltöltött önéletrajzot és motivációs levelet máris az ATS veszi kezelésbe. Ugyanez történik a különböző állásportálok oldalán is, ha ott a jelentkezés gombra kattintunk. Az is az adott vállalat ATS rendszerébe irányít át.
Ez azt jelenti, hogy egy-egy jelentkezés beküldésekor a pályázatokat HR-es egyáltalán nem is látja, hiszen azt a rendszer kezeli. Ha a beküldött önéletrajzok tartalmazzák az előre megadott kulcsszavakat, azzal a továbbjutás garantált. Ez azt is jelenti, hogy az adott álláshirdetés során megadott szempontokat (elvárás a középfokú végzettség, a MS Office ismerete, precíz és pontos munkavégzés, szervezőkészség stb.) figyelembe véve nem elég, hogy releváns tapasztalatokkal és végzettséggel rendelkezzen a jelentkező, hanem annak kulcsszavait (a példaként előbb említettek) is tartalmaznia kell az önéletrajznak és a motivációs levélnek.
Mivel az ATS rendszer nem egy és megmásíthatatlan alkalmazás, ez azt is jelenti, hogy minden vállalat a saját igényeire szabhatja. Ennek megfelelően pedig minden jelentkezés esetében más lehet az elvárás, a szempont, ami alapján a jelentkezőket szűrik. Pályázás során ez azt jelenti, hogy minden esetben módosítani szükséges az önéletrajzot és a motivációs levelet is annak érdekében, hogy a megfelelő kulcsszavak szerepeljenek azokban. Lehet, hogy így macerásabb a jelentkezés, de ez kellhet ahhoz, hogy az első rostán ne csússzon ki a pályázat.