Egy év home office-szal a hátunk mögött lehet, hogy a többség azt mondja, nem sok újat lehet mondani a hatékony otthoni munkavégzéssel kapcsolatban. Már ezer és ezer jó tanácsot meghallgattunk és minden trükköt kipróbáltunk, de a ránk zúduló folyamatos információáradat, a több csatornán zajló meetingek, az előre nem jelzett SOS feladatok mellett el kell látni a háztartással kapcsolatos teendőket, nem beszélve a home school-lal járó további elfoglaltságokról. Ilyen helyzetben valószínűleg érdemes átértékelni magunkban a „tökéletesen megfelelni mindenhol” elvárást, és kipróbálni néhány új technikát, bevezetni egy-két szokást.
Tuti recept nincs, hiszen minden otthon végzett munka más, mint ahogy a családok összetétele és a hozzájuk kapcsolódó feladatok milyensége és mennyisége is eltér egymástól. Éppen ezért mindenkinek saját magának kell megtalálnia az önmaga számára leghatékonyabb módszer(eke)t.
Az időmenedzsment segíthet úrrá lenni a káoszon
Bár a napi teendők sok esetben elsodornak bennünket az előre eltervezettektől, mégis érdemes végiggondolni, egy tervet készíteni a heti, illetve az aznapi feladatokról. Lehet, hogy időpocsékolásnak tűnik a tervezés (hiszen bármi közbeszólhat), mégis, ha magunk előtt látjuk az elintéznivalókat, könnyebben strukturáljuk a napunkat. Van, aki listát ír a teendőkről (és kipipálja, áthúzza a kész tételt), más a határidőnaplójában készít jegyzeteket, személyfüggő, hogy ki mit lát át. Lehet színeket is használni az egyes feladatok megjelölésére (munkahelyi, családi, magán jellegű), és akként is megkülönböztethetjük őket, hogy melyik a legfontosabb, a legsürgősebb, netán mindkettő.
Ha a priorizálást szem előtt tartva határozzuk meg a napi elvégzendő feladatainkat, kevésbé éljük meg kudarcként, hogy nem jutott idő a többi elintéznivalónkra. A listából érdemes a legnehezebb feladattal kezdeni, ugyanis, ha ezt abszolváltuk, egyrészt fellélegezhetünk, másrészt a többi tennivaló sokkal könnyebbnek tűnik majd. Ne ijedjünk meg, ha egy dolog elsőre túl nagy falatnak látszik, osszuk fel kisebb egységekre, és ezekre a részfeladatokra koncentráljunk. Egy tortát is (általában) szeletenként eszünk meg, nem egyszerre, mégis elfogy a végére.
Rend a lelke mindennek. De tényleg.
A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlenül szükséges a koncentráció, így olyan körülményeket kell teremtenünk, amelyek lehetővé teszik, hogy zavartalanul dolgozzunk. Ilyen valószínűleg csak a tanácsadó könyvekben létezik, mégis érdemes törekedni arra, hogy kiiktassuk a figyelmünket elterelő hatásokat. Legyen kényelmes az asztal, a szék, ahol dolgozunk, álljanak kézre a szükséges dokumentumok, könyvek, a papír, a toll stb., mint ahogy a billentyűzet is kímélje a kezünket, ha számítógépen dolgozunk. Sokat segít, ha „rendet” tartunk a munkára szánt területen, és csak azok a tárgyak vesznek körül bennünket, amelyek szükségesek a munkavégzéshez. Ha nincs elég helyünk, esetleg figyelemelterelő apróságok kerülnek percenként a látókörünkbe, ezek is rontják a hatékonyságot. Halkítsuk le a telefont, kapcsoljuk ki az e-mailt, az üzeneteket jelző funkciót, ezek mind kizökkenthetnek bennünket a gondolatmenetből (utána pedig percek mennek el azzal, hogy felvegyük a ritmust és ott tudjuk folytatni, ahol abbahagytuk). Határozzuk el, hogy x ideig azzal a feladattal és csakis azzal foglalkozunk, így, ha nem is végzünk vele teljesen, de biztosan többet tudunk haladni a megoldásában.
Van, aki a Pomodoro-technikára esküszik
Ez egy népszerű időmenedzsment módszer, amelynek az a lényege, hogy egy időzítőt (egy paradicsom formájú konyhai időzítőről nevezte el a módszer kidolgozója, Francesco Cirillo) beállítunk 25 percre, majd addig, amíg meg nem szólal, megszakítás nélkül dolgozunk, még akkor is, ha valami meg akar zavarni bennünket. Ezután 5 perc pihenő következik, úgy, hogy felállunk, mozgunk egy kicsit, majd egy újabb 25 perces etappal folytatjuk a munkát. A 25+5 perces blokkot négyszer megismételve lehet egy hosszabb, 15-20 perces szünetet tartani. Ez a technika segít a koncentráció megtartásában, egyben megelőzni a figyelem elterelődését, a tervezett szünetek pedig a kikapcsolódást, az ellazulást szolgálják.
Önismeret, aztán munkaszervezés
Ahhoz, hogy képesek legyünk jelen lenni a munkánkban, azaz összpontosítani a feladataink elvégzésére, érdemes elkülöníteni a munkahelyi és a háztartási teendőinket, még ha otthonról is dolgozunk. Gondoljuk végig, hogyan tudjuk hatékonyan végezni a házimunkát, például a főzést azokra az órákra időzíteni, amikor már fáradt az agyunk, mondjuk a késő délutáni vagy az esti időpontra, így nem a tevékeny időnket terheli ez a kötelezettség. A két munkahelyi feladat közötti néhány perces kikapcsolódás sem feltétlenül a mosógép feltöltésével vagy a teregetéssel kell hogy elteljen, de ha ez nem kényszer számunkra, hanem feltölt bennünket, akkor beiktathatjuk a nap közbeni elintéznivalóink közé. Ha tudatosan megtervezzük a napunk nagyobb részét, biztos, hogy hatékonyabbak leszünk és kevésbé fáradunk el, mintha hagynánk, hogy a körülmények alakítsák a tennivalóinkat.
Szerző: K.T.
#homeoffice #munkaegeszseg #teljesitmeny #hr #idomenedzsment