Az Uniós és a hazai munkajogi szabályozás egyaránt engedi a munkavállalók munkahelyi magatartásának ellenőrzését, az ellenőrzésnek azonban csak a munkavégzéssel közvetlenül összefüggésben lehet helye. Fontos szabály, hogy a dolgozók magánéletét semmilyen módon nem lehet megfigyelni vagy ellenőrizni, továbbá tájékoztatni kell őket a megfigyelés lehetőségéről és arról, hogy arra milyen technikai eszközök használatával kerül sor.
2018. május 25-én Magyarországon is hatályba lépett az európai egységes, általános adatvédelmi rendelet (General Data Protection Regulation – 2016/679/EU – GDPR), melyre tekintettel a munkáltatók kénytelenek fokozottabban vizsgálni a munkavállalói megfigyelés eszközeinek és mechanizmusainak célhoz kötöttségét és jogalapját. Személyes adatot kezelni, így megfigyelni csak célhoz kötötten és arányosan lehet, a munkáltató jogos érdekeinek védelme érdekében. További fontos szabály, hogy a megfigyelés nem sértheti a dolgozók emberi méltóságát.
Tekintettel arra, hogy a munkavállalók megfigyelése szinte mindig személyes adatok kezelésével jár együtt, az ellenőrzés során gondot kell fordítani a GDPR és a hazai jogszabályok betartására is. A GDPR és a hazai jogszabályi környezet egyaránt megteremti a jogalapot a munkavállalók személyes adatainak a munkaviszonnyal összefüggésben történő kezelésére, a munkáltatónak a munkavállalók ellenőrzése, megfigyelése során keletkezett személyes adatok kezelésére tehát van megfelelő jogi alapja (így azok kezeléséhez elvileg nem szükséges a dolgozó külön hozzájárulásának beszerzése), ugyanakkor ezen adatkezelés jogszerűsége esetről-esetre vizsgálandó.
Az adatkezelés elvei
Mivel a jogszabályok csak az ellenőrzés általános jogi kereteit biztosítják, a konkrét megfigyelési és ellenőrzési mechanizmusokat a munkáltatónak kell esetről-esetre kidolgoznia oly módon, hogy a munkavállalókat, mint az adatkezelés érintettjeit minden esetben megfelelően tájékoztatni kell. A GDPR szabályaiban és a Nemzeti Adatvédelmi és Információbiztonsági Hatóság (NAIH) által kiadott állásfoglalásokban foglaltak értelmében minden esetben tájékoztatni kell az érintettet az adatkezelés jogalapjáról és céljáról. Amennyiben az adatkezelés jogalapja az érintett beleegyezése, azt az érintettől be kell szerezni, ugyanakkor a munkahelyi megfigyelés esetén az érdekmérlegelés a jellemző, a megfigyelés jogalapja tehát a munkáltató jogos érdeke.
A megfigyelés során az alábbi alapelvekre kell különösen tekintettel lenni:
- – a megfigyelésnek a munkavállaló által elvégzett munkafeladathoz kell kapcsolódnia
- – a megfigyelés csak a munkáltató jogos érdekeinek védelméig terjedhet, a munkavállalók magánélethez fűződő jogait csak arányosan korlátozhatja
- – a dolgozókat a megfigyelés lehetőségéről előzetesen tájékoztatni kell
- – a megfigyelési szabályzat és a vonatkozó módszerek kialakítása előtt ki kell kérni a dolgozói érdekképviseletek (üzemi tanács vagy szakszervezet) véleményét
- – a személyes adatot az adatvédelmi jogszabályoknak és a saját belső szabályzatnak megfelelően kell kezelni.
Egyes megfigyelésekre vonatkozó szabályok:
A telefonhívások megfigyelése
Amennyiben a munkáltató telefont biztosít munkavállalói számára, úgy annak használata, ésszerű keretek között magáncélra is elfogadott. A magáncélú telefonhasználatot ugyanakkor a munkáltató korlátozhatja vagy meg is tilthatja.
A telefonhívások megfigyelésének bevett módszere a híváslista lekérése. Ez jogi szempontból aggályos lehet, a híváslista ugyanis tartalmazhatja az adott munkavállalón kívül más személyek (hívott felek) személyes adatait is. Ezen személyektől az adataik kezeléséhez való hozzájárulás beszerzése a gyakorlatban kivitelezhetetlen. Erős érvek szólnak ugyanakkor a híváslisták munkáltató általi ellenőrzésének lehetősége mellett is, és ennek megfelelően a fentebb jelzett (inkább elméleti) aggályok a gyakorlatban többnyire nem is gátolják meg a munkáltatókat a híváslista ellenőrzésében.
A telefonhívások titkos lehallgatása tilos, a gyakorlat egyértelmű a tekintetben, hogy egy ilyen típusú titkos megfigyelés a magánélethez való jog aránytalan megsértését jelenti. Ismert olyan bírósági ítélet, amelyben a bíróság jogszerűnek ismerte el a munkavállaló azonnali hatályú felmondását, amelyet azzal indokolt, hogy a munkáltató az ő telefonjára tudtán kívül és beleegyezése nélkül követő szoftvert telepített.
A munkahelyi levelezés megfigyelése
A munkáltató nagyfokú szabadsággal rendelkezik a munkahelyi e-mail címek használatának szabályozása tekintetében. A gyakorlatban nem vitás, hogy a céges e-mail fiókokat elsősorban munkával összefüggésben kell használni. Bizonyos fokú privát használat természetesen elfogadott, abban az esetben, ha az a munkavállaló munkavégzését nem befolyásolja. A munkáltató korlátozhatja továbbá a bizonyos címekre és címekről érkező levelek küldését és fogadását, és egyéb szűrőket is bevezethet, hogy e szabályok betartásának érvényt szerezzen.
A munkáltatóknak meghatározott esetekben joguk van a munkavállalók e-mail postafiókjába megfigyelési és ellenőrzési célból belépni, azonban az előzetes értesítés itt is szükséges, és annak tartalmaznia kell, hogy mikor és milyen okból lép be a munkáltató. Amennyiben lehetséges, a munkavállalónak elegendő időt kell adni arra, hogy az ellenőrzés előtt a magánlevelezését a munkahelyi fiókból eltávolíthassa.
A munkáltató hozzáférhet a munkaviszonnyal összefüggő üzenetekhez és elolvashatja azokat, ám azokat, amelyekről az eset összes körülményét figyelembe véve az feltételezhető, hogy magán jellegű tartalommal bírnak, már nem.
Az internethasználat megfigyelése
A munkáltató szabadon engedélyezheti, tilthatja vagy blokkolhatja bizonyos tartalmak elérését.
Ezek lehetnek tartalmi korlátok, adatforgalom mennyiségével összefüggő korlátok, vagy esetleg időbeli korlátok. A közösségi média használatát is jogszerűen meg lehet tiltani.
Ahogy más típusú ellenőrzések esetében, itt is érvényesül az a szabály, hogy mindenfajta ellenőrzés lehetőségéről előzetesen értesíteni kell a munkavállalókat. Amennyiben olyan oldalak elérése biztosított, ahol a dolgozók személyes adatokat tárolnak (pl.: magánlevelezés vagy banki oldalak), azokhoz a munkáltató nem férhet hozzá.
GPS nyomkövető eszközök alkalmazása
Egy másik érdekes vetülete a munkahelyi ellenőrzésnek a céges járművekbe épített GPS nyomkövető eszközök használata. Miközben ezen eszközök használata ésszerű és indokolt lehet, hiszen – különösképp szállítmányozási vállalatoknál – a munkáltatónak jogos érdeke lehet a gépjárművek használatának figyelemmel kísérése, a GPS eszközöket tilos a dolgozók munkaidőn kívül történő követésére használni.
A GDPR erre vonatkozó rendelkezése és az adatvédelmi hatóság álláspontja szerint a dolgozó mozgását követő készülék személyes adatot generál. Ha ezt az adatot nem kizárólag a munkaviszonnyal összefüggésben használják, szükség lehet a dolgozó hozzájárulásának beszerzésére is. Annak a kérdésnek a megválaszolásához, hogy szükséges-e a dolgozók hozzájárulását beszerezni, minden esetben szükséges az eset körülményeinek gondos mérlegelése.
A NAIH iránymutatása megerősíti, hogy a munkáltató feladata és egyben felelőssége olyan rendszert kialakítani, ami megfelelő egyensúlyt képez a munkáltató jogos érdekeinek védelme és a dolgozók magánélethez való jogának biztosítása között. Erre megoldást jelenthet például egy olyan nyomkövető rendszer használata, amelyet szükség esetén ki lehet kapcsolni.
Szakértő: Dr. Tihanyi Tamás, munkajogi szakjogász, Első Magyar Könyvelő és Pályázatíró Kft.
#munkajog #GDPR #adatvedelem