A HR egyik legfőbb feladata a megfelelő munkaerő utánpótlásának biztosítása, ami sok papírmunkával és egyeztetéssel jár. A szakemberek munkájának egy jelentős részét így az adminisztráció teszi ki, ezért a hatékonyság érdekében a részleges digitális átállás ma már szinte elkerülhetetlen. Arról pedig már nem is beszélve, hogy a munkaerőpiacra betörő Z generáció számára már-már alapevárás a munkahellyel kapcsolatban, hogy tartsa az iramot a 21. századdal.
Ezáltal ugyanis nemcsak rengeteg teher kerül le a szakemberek válláról, de sokkal könnyebben elérhetők és meggyőzhetők a fiatalok is. Ahhoz azonban, hogy mindez valóban megfelelően működjön, fontos, hogy alaposan átgondoljuk a teljes folyamatot. Beleértve az adatbiztonsági elvárásokat, és fokozottan figyeljünk a lehetséges veszélyforrásokra, mint például az egyre gyakrabban feltűnő deepfake-re – véli a K&H HR igazgatója.
Digitális megoldások
A pénzügy után talán a HR-esek munkája jár a legtöbb adminisztrációval. Éppen ezért számukra a digitális megoldások nagyban megkönnyíthetik és hatékonyabbá tehetik a munkát. Ahhoz azonban, hogy a HR digitalizációja a szakemberek számára valódi segítséget jelentsen, fontos, hogy néhány dologra fokozottan figyeljünk. „A digitális HR stratégiánk sikeressége egyrészt azon múlik, mennyire pontosan és részletesen gondoltuk át a teljes folyamat minden egyes lépését. Ahhoz ugyanis, hogy a rendszer gördülékenyen működjön, minden fázisnak be kell kapcsolódnia a digitális átállásba. Másrészt a munkaügy esetében a kezelt információk rendkívül bizalmasak és érzékenyek, ezért erre minden fázis során folyamatosan és maximálisan figyelni kell, nem lehet gyenge láncszem” – hangsúlyozta Végh József, a K&H HR igazgatója.
Így működik a HR a felhőből
A Deloitte Digitális HR 2022-es kutatásában részt vevők szerint a felhőalapú HR IT rendszerek legnagyobb hátránya, hogy nem kínálnak eléggé kiforrott megoldásokat és nem megfelelő az adatbiztonságuk – Végh József szerint azonban mindez megfelelő tervezéssel kiküszöbölhető és fejleszthető. „15 éve kezdtünk el privát felhőalapú szolgáltatást használni a HR-ben, mára pedig a teljes toborzási folyamat és a kiválasztás során szükséges minden adat elérhető digitálisan. Ezzel a teljes eljárás átlátható és mindig jól tervezhető a következő lépés. Az olyan adminisztratív jellegű feladatoknál pedig, mint az interjúszervezések, a kompetenciatesztek kiküldése vagy a személyes adatok bekérése, biztosítja a gyors előrehaladást” – ismertette a HR szakértő a legfőbb tapasztalatokat.
A jelentkezők elsőként megadják adataikat egy karrierportálon keresztül, majd egy videóinterjú következik. Az aszinkron vagy automatizált interjú egy videórögzítő szoftver alkalmazásával zajlik. A kérdések a rendszerből érkeznek, a jelölt pedig a telefonja kamerájába nézve válaszol rájuk. A K&H-nál négy éve használják ezeket a videóinterjúkat, és tavaly már az állások 85%-nál erre támaszkodva választották ki a jelentkezők közül az új munkatársakat. A technológia nagy előnye, hogy gyors, egyszerű, kényelmes és időhatékony. Hiszen a pályázóknak nem kell időpontegyeztetésre várniuk, ráadásul a számukra ideális helyen és időben válaszolhatják meg az előre rögzített kérdéseket.
Második körös interjúnál, amikor már a szakemberek kérdeznek, figyelni kell arra, hogy az interjúalany valóban az-e, akinek mondja magát. A kép és a hang mesterséges intelligenciával történő manipulálása ugyanis egyre gyakrabban jelenthet valós veszélyt. „Egy HR-esnek ma már arra is gondolnia kell, hogy deepfake, azaz mélyhamisításos képet lát maga előtt. Ha felmerül ennek a gyanúja, jó, ha van pár egyszerű trükkünk, ilyen például, ha megkérjük az alanyt, hogy fordítsa oldalra a fejét. Hiszen ezek a szoftverek bár valóban meggyőzően tudják megváltoztatni a képet és a hangot, még messze nem tökéletesek, így odafigyeléssel és felkészültséggel kiszűrhetők a csalók” – hangsúlyozta a K&H HR szakértője.
HR-megoldás a Z generációnak
Ma már szinte minden területen közrejátszanak a digitális megoldások a munkavállalók szimpátiájának elnyerésében. Mindez pedig a fiatalok esetében még inkább érvényes. Így jó, ha olyan megoldásokkal rukkolunk elő, amelyek amellett, hogy a munkavállalói élményt erősítik, akár komoly versenyelőnyt jelenthetnek a fiatalok toborzásában. A Z generáció tagjai ugyanis már nemcsak a szabadidejükben keresik az élményt adó dolgokat. Ugyanis ez a munkahellyel kapcsolatban is fontos elvárás számukra. Ezért sokszor nem könnyű őket elérni, de ha megfelelő módszereket alkalmazunk, akkor nagy eséllyel meggyőzhetjük arról, hogy a versenytársak helyett minket válasszanak. Ennek egyik legkiválóbb formája a gamification elemek használata az online toborzási folyamatban. A gamification, azaz a játékosítás során videójátékokból ismert elemeket használnak hétköznapi, valós környezetben, aminek nagy előnye, hogy a fiatal felhasználók, azaz a Z generáció tagjai motiváltak és érdeklődők maradnak a teljes toborzási folyamat során.
A HR digitalizációjával tehát egyrészt könnyebb felkeltenünk és megtartanunk a jelöltek érdeklődését, különösen a fiatal generációét. Másrészt a szakemberek válláról levesszük az adminisztrációval járó teher jelentős részét. Hiszen mindez segít a rengeteg mennyiségű adat gyors rendszerezésében és tárolásában, illetve megkönnyíti a kiválasztással kapcsolatos teendőket, döntéseket is.