Számos kötelezettséget ró a vállalkozásokra a május végén elfogadott panaszokról, közérdekű bejelentésekről, valamint visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvény (panasztörvény). A közepes cégek (250 fő alkalmazottól), nagyvállalatok és a pénzmosás elleni törvény hatálya alá eső vállalkozások július 24-ig kaptak türelmi időt, hogy az új előírásoknak megfelelően alakítsák ki folyamataikat. Míg a kisebb vállalkozások (50 és 250 fő közötti alkalmazott esetén) december 17-ig tehetik meg mindezt. A cégek részéről eddig számos kérdés merült fel az új törvény gyakorlati alkalmazása kapcsán, ezért a SALDO Zrt. szakértője próbál tiszta vizet önteni a pohárba.

Az Országgyűlés május végén elfogadta a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvényjavaslatot, amely a 2013-ban elfogadott Panasztörvényt is hatályon kívül helyezi.

Az új törvény lehetőséget ad munkahelyi visszaélések, szabálytalanságok névvel vagy névtelenül történő bejelentésére, és számos vállalatnak írja elő kötelező visszaélés-bejelentő rendszer létrehozását.

A jogszabály az EU-s Whistleblowing-direktívához igazodik: célja a 2019/1937/EU-irányelv átültetése a magyar jogrendszerbe, és ezáltal a közérdeket érintő veszélyekkel kapcsolatos bejelentések szabályozása, és a bejelentést tevő személyek védelme.

„A panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig. A bejelenthető magatartások alá pedig nemcsak a jogszabályba ütköző jelenségek tartoznak, hanem a munkáltató belső szabályzatában jogellenesnek minősített magatartások is – ilyen lehet például az üzleti ajándék elfogadása vagy egy állásra jelentkező elutasítása az etnikai hovatartozása miatt” – hívta fel a figyelmet dr. Kreiniker-Barna Eszter, a SALDO Zrt. vállalati jogásza.

Számos kérdőjel a részletszabályok kapcsán

A SALDO Zrt. eddigi tapasztalatai alapján az érintett cégek részéről több kérdés is felmerült a jogszabály alkalmazása kapcsán. „Sok vállalkozás számára kapásból az sem volt teljesen egyértelmű, hogy melyik kalapba esnek. Hiszen a jogalkotó külön határidőt szabott meg az 50 és 250 fő alkalmazottal rendelkező, az ennél nagyobb, illetve mérettől függetlenül a pénzmosás elleni törvény hatálya alá eső cégek számára az új előírásoknak való megfelelésre” – húzta alá a SALDO Zrt. szakértője.

A pénzmosás ellenes törvény hatálya alá tartoznak többek között a könyvelők, könyvvizsgálók, adótanácsadók is. Közülük sokan néhány fős mikro-vállalkozásként végzik tevékenységüket. Számukra például nem egyértelmű, hogy a pártatlanság biztosítása érdekében mindenképpen külsős személyt kell-e megbízniuk a bejelentővédelmi-megbízott feladatkörével, hiszen erről nem rendelkezik egzakt módon a jogszabály.

A mintegy hat évtizedes szakmai múlttal rendelkező adó- és számviteli tanácsadó cég tapasztalatai alapján eddig számos vállalkozás döntött úgy, hogy házon belül bíz meg valakit a bejelentővédelmi-megbízott feladatkörével. Az ő legfontosabb feladatai közé tartozik a bejelentést tevő tájékoztatása mind a személyes adatainak kezeléséről, mind az eljárási szabályokról – kiemelt figyelmet fordítva arra, hogy mindvégig megőrizze az eljárás során kezelt személyes adatok biztonságát és integritását. Egy belső ellenőrhöz vagy adatvédelmi tisztviselőhöz hasonlóan a tájékoztatás mellett adott esetben gondoskodik a szóbeli bejelentés jegyzőkönyvének elkészítéséről, átadja azt a bejelentő részére, a vizsgálatot lefolytatja vagy közreműködik benne, továbbá egyeztet az érintett társosztályokkal és személyekkel is.

„Számos cég számára nem világos, hogy pontosan milyen visszaélés-bejelentési rendszert kell kiépíteni, illetve működtetni. Ezzel kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy nem kötelező elektronikus (online) rendszert működésbe helyezni. Akár egy klasszikus panaszdoboz is megfelelhet a célnak, hiszen a lényeg, hogy a szervezet biztosítani tudja a bejelentő személyének anonimitását. Nem kötelező továbbá rögíztett telefonvonalat (telefonközpontot) sem biztosítani a bejelentések fogadására, ebben az esetben a bejelentővédelmi-megbízottnak írásos jegyzőkönyvet kell felvennie a szóbeli bejelentésekről, amelyek személyes kapcsolatfelvétel útján is megvalósulhatnak” – folytatta a jogszabály gyakorlati értelmezését dr. Kreiniker-Barna Eszter.

Ha anonim a bejelentés, nem kötelező kivizsgálni

Sok érintett cég számára lehet fontos felhívni a figyelmet arra, hogy amennyiben anonim módon érkezik a bejelentés – erre a bejelentőnek a törvény szerint lehetőséget kell biztosítani – akkor nem kötelező kivizsgálni az ügyet. Ha viszont a bejelentő vállalja a nevét, akkor az ügy státuszáról, előrehaladásáról, ügymenetről, esetleges hiánypótlásról stb. tájékoztatni kell.

A szabályzatok elkészítését és a rendszer kiépítését érdemes profira bízni

Nagyon vegyes tehát egyelőre a kép, hogy az érintett vállalkozások hogyan boldogulnak a panasztörvény által rájuk rótt feladatokkal. Hiszen nem elég kialakítani a jogszabályoknak megfelelő „etikai forródrótot”, ha a cég nem szervezi ki az ezzel kapcsolatos feladatokat, akkor belső szabályzatot és etikai kódexet is kell készítenie, amivel keretet ad a folyamatainak.

A panasztörvény előírásait a GDPR szabályozás kapcsán is figyelembe kell venni, hiszen a jogszabály megfogalmaz adatkezelésre vonatkozó előírást is. Így a meglévő adatkezelési tájékoztatókat mindenképpen érdemes áttekinteni és frissíteni, hogy megfeleljenek az új törvénynek.