A digitális átalakulás a dokumentumkezelésben is felgyorsult. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíron és digitálisan is kezelik a dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat. A Canon Hungária Kft. online felmérése a hazai dokumentumkezelési szokásokat és elvárásokat vizsgálta.

A járvány ellenére lényegében nem változott a dokumentumok kezelése. A válaszadók többsége, közel 70%-a naponta minimum egyszer, de 17%-a is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A munkahelyek csaknem 80 százalékában a mai napig vegyesen – papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat. A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés.

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki hátrányként. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36%) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk.

A digitális dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%) –írja a markamonitor.hu

#digitalizacio #iroda #technologia #felmeres