Hiába a tökéletes naptár és a priorizált teendőlista, ha délutánra teljesen lemerülsz. Az energiaalapú időbeosztás nem az órákhoz, hanem a saját energiaszintedhez igazodik.
A legtöbben időalapon szervezzük a napunkat. A legtöbb esetben már a nap elején van valami fogalmunk arról, hogy mi vár ránk aznap – persze váratlan helyzetek és feladatok mindig adódhatnak. A probléma az, hogy az energiaszintünk nincs egyensúlyban a teendőinkkel. Az ugyanis nem lineárisan működik. Vannak az energiakapacitásunknak csúcspontjai és visszaesése is. Az energiaalapú időbeosztás szerint nem az számít, mennyi időd van, hanem hogy milyen minőségű az az idő.
Az energiaalapú időbeosztás
Egy olyan munkaszervezési módszerről van szó, amely a feladatokat a mentális és fizikai energiaszintedhez igazítja. Egy reggeli, fókuszált óra többet érhet, mint egy délutáni, szétesett másfél óra. A módszer lényege az, hogy felismerd, a te saját csúcsteljesítményed időszaka mikor van, és mikor éled meg nehezebben a munkát? Ha ezeket felismered az életedben, akkor sokkal jobban tudod az energiádat hasznosítani és a feladataidat felosztani. Az energiaalapú időpontbeosztáshoz szükséged van:
Ismerd a saját energiakészletedet
Első lépésként figyeld meg magad legalább egy héten keresztül, hogy mikor tudsz a legjobban koncentrálni, mikor vagy kreatív és mikor érzed a nap folyamán leginkább a mentális és/vagy fizikai fáradtságot. Nem vagyunk egyformák és nem is mindenki reggel van ereje teljében. Épp ez a lényeg, hogy megismerd saját magadat.
Feladatok energiaszint szerint
Ha már megismerted a saját ritmusodat, akkor kategorizáld a feladataidat magas, közepes és alacsony energiaszintet igénylő kategóriákba. Amikor tele vagy energiával, akkorra időzíts nehezebb, nagyobb koncentráció igénylő feladatokat és amikor kevésbé érzed magad dinamikusnak, akkor jöhetnek a könnyebb, kisebb fókuszú munkafolyamatok.
Megszakítás nélkül
Az energiaalapú időbeosztás azt jelenti, hogyha tudod magadról, hogy mikor vagy a leginkább hadra fogható, semmiképp se a könnyű végét fogd meg a feladatoknak. Arra törekedj, hogy ebben az időszakban tényleg igazán hatékony tudj lenni és semmi se szakíthassa meg a tevékenységedet. A munkatársakkal való beszélgetést hagyd későbbre. Lehetőség szerint kapcsold ki az értesítéseket, hogy a munkádra tudj koncentrálni. Az ilyen fókuszblokkok minőségi teljesítményt eredményez és a túlórák számát csökkentheti.
Idő- és energiamenedzsment
A saját energiaszintünket mi magunk is befolyásoljuk. Azaz hatással van rá az, hogy mennyit alszunk, mennyit mozgunk, mit és milyen mennyiségben eszünk, tartunk-e szüneteket. A munka közben beiktatott rövid szünetek – akár könnyed mozgással színesítve – segíthet visszaállítani a fókuszt.
Hatása a jelenben
A digitális túlterheltség, a folyamatos elérhetőség ma a mindennapjaink részévé vált. Az egyik legnagyobb versenyelőny az, ha fenntartható teljesítményt tudunk mutatni. A magas produktivitás nem jellemző a teljes munkaidő alatt. Inkább sávokban tapasztalható és ezt kell jól kihasználnunk. Ehhez pedig nagyobb önismeretre van szükségünk.