Megoldások a vállalati onboardingra a koronavírus idején
A cikksorozat első részéből kiderült, hogy a szervezetek többsége elrontja a nagy jelentőséggel bíró onboarding folyamatát, valamint, hogy ez a folyamat jelentősen nehezedett a koronavírus okozta járványhelyzet miatt. A kérdés, hogy mit lehet tenni azért, hogy a távoli onboarding sikeresen menjen végbe? Azokon az általános tényezőkön kívül, amikről az első részben már ejtettem szót (legyen onboarding folyamat, abba legyenek bevonva a vezetők, a folyamat legyen megfelelő hosszúságú, és ne csak a szakmai-technikai kérdésekről szóljon), léteznek olyan megoldások, amelyek segítségével a sikeres vállalatok túl tudnak lépni a mostani nehézségeken.
Az egyik kézenfekvő és gyakran használt megoldás a mentorok bevetése. A mentorokkal kapcsolatban fontos, hogy megbízható, érzelmileg intelligens, elérhető emberek legyenek. Ami még ezeknél is fontosabb, hogy akarjanak mentorok lenni, mert a mentor-mentorált kapcsolatot torpedóként süllyeszti el, ha a mentornak kényszerből kell részt vennie benne. Ha szükséges, a mentorálást kétfelé is lehet bontani – egy szakmai és egy szervezeti mentorra. A szakmai mentor segít a szakmai kérdésekben, a szervezeti mentor pedig inkább egyfajta „buddy”-ként működik, aki bevezeti az új munkatársat a vállalati értékekbe, normákba és kapcsolatrendszerbe.
A közvetlen vezetőnek megnövekedett felelőssége van azzal kapcsolatban, hogy már a belépéskor világos célokat fogalmazzon meg, és ezekkel kapcsolatban gyakran adjon visszajelzéseket. Ameddig a célok kijelölése elmarad, az új belépő légüres térben van, és a távoli munkában még könnyebben el tud veszni, mint a járványhelyzet előtti időkben. Több szervezet a 30/60/90 napos kezdeti időszakot felváltotta a 14/45/90 napos periódussal, ahol a célok kijelölése az első két hétre, az első másfél hónapra és végül az első három hónapra vonatkozik. Ez azért fontos, mert az elszigetelt, távolról dolgozó új munkatárs esetében nem lehet egy hónapot várni az első célokkal kapcsolatos visszajelzéssel. Az első két hét kritikus, és most kritikusabb, mint korábban volt.
A közvetlen vezetők mellett érdemes a csoport többi tagját is mozgósítani azon túl is, hogy mentorként, buddyként részt vesznek az onboardingban. Lehet például az új belépő és a csapat többi tagja között az első héten virtuális négyszemközti találkozókat szervezni. Ez ráadásul kölcsönösen előnyös, hiszen a régi munkatársakat is érinti a távmunkából eredő izoláció, magányosság veszélye.
Nagyobb méretű cégeknél, ahol több új belépő van, az új belépőket össze lehet kapcsolni, csapatot csinálva belőlük. Egy ilyen csapat ereje abban van, hogy az új belépőknek innentől kezdve van kivel megosztaniuk a nehézségeiket, és az általuk begyűjtött tudást, valamint lesz már egy kezdeti kapcsolatrendszerük a szervezeten belül. Ez a „belépő csapat” kaphat külön feladatot, ami segítheti őket a szervezet megismerésében.
Jó, ha készül egy ellenőrző lista a szervezetben azzal kapcsolatban, hogy mire kell odafigyelni a belépés előtt, és közvetlenül a belépést követően. Ha a szervezet eddig nem használt virtuális onboarding eszközöket, most érdemes rajta elgondolkodni! Érdemes a sikertörténeteket kommunikálni az olyan munkatársakról, akiknek sikeres volt a beilleszkedése a koronavírus járvány kitörése óta.
Egy kevésbé praktikus, de annál fontosabb szempont az új belépők pszichés helyzetével kapcsolatos. Gyakran ebben az első időszakban nagy bizonyítási vágy él az új belépőben, aki meg akarja mutatni, hogy jól döntöttek a kiválasztásával. A távmunka előtti időszakban ezt a bizonyítási vágyat némileg szabályozni lehetett azzal, hogy a munka és a magánélet között legalább annyiban volt határ, hogy fizikailag más helyeken valósultak meg. Most nagyon nehéz a kettő elválasztása, ugyanakkor a szabadon lebegő bizonyítási vágy veszélyes útra viheti a munkatársat: túlzásba vitt munkavégzésbe, majd kiégésbe. A világos célok kijelölésének és a rendszeres visszajelzésnek nagy szerepe lehet a szabályozásban is: nem csak orientálják az új munkatársat, de ugyanakkor jelzik is, hogy elég, amit csinál vagy akár túl sok is.
Bizonyos szempontból a mostani távmunka csak felerősítette, mikroszkóp alá tette az onboardinggal kapcsolatban amúgy is meglévő problémákat. Ami miatt a munkatársak túlnyomó többsége már a koronavírus előtt sem élte meg sikerként a saját onboardingját, az az, hogy rengeteg ilyen folyamatban elmarad a vállalati értékek átadása, a munkatárssal kapcsolatos konkrét elvárások és a jövőkép megfogalmazása, a szervezeti kapcsolati hálóba való bevezetés. Pedig az onboarding mindig is egy jó lehetőség volt arra, hogy összekösse a vállalatot és az új munkatársat, és nincs ez másképpen most sem. Azok a szervezetek, amelyek hatékonyan oldják meg a távoli, virtuális onboardingot, bizonyosan egy elégedett és elkötelezett munkatárssal gazdagodnak.
Szerző: Dr. Szabó Zsolt Péter, munka- és szervezetpszichológus, WORRI
#koronavirus #HR #onboarding #mentoralas #szervezeti elet #tavmunka