Az egyik legnagyobb szakmai kapcsolatépítő közösségi platform szerint a pandémia legnehezebb időszakának végére több mint tízszeresére nőtt a náluk közzétett távmunka lehetőségek száma, miközben a munkavállalói felmérések is azt mutatják, hogy az emberek 60%-a legszívesebben teljes home office-ban dolgozna. A hibrid-, illetve távmunkavégzés tehát mára hívószó lett a munkavállalókért folytatott harcban. A tagadhatatlan előnyök ellenére azonban a cégek részéről továbbra is bizonyos fokú ellenállás és a kontrollvesztéstől való félelem tapasztalható, különösen hazánkban. A jó hír viszont az, hogy megfelelő technológiai támogatással áttekinthetőbbek és hatékonyabbak lehetnek a munkafolyamatok, illetve új dimenziók nyílhatnak a képzések, a teljesítményértékelés és a munkaidő-menedzsment területén is.
A világjárvány kétségtelenül robbanást hozott a home office és a távmunkavégzés területén, habár szakértők szerint ez a változás mindenképpen végment volna, a kényszerítő külső körülmények csak a tempót pörgették fel. A munkavállalók örülnek: közel háromnegyedük egyenesen boldogabbnak vallja magát, mióta lehetősége van otthonról elvégezni feladatait, és a kutatásokból az is kiderül, hogy leginkább a könnyebb átjárás a munka és a magánélet között, valamint a napi ingázás elkerülése játszik ebben döntő szerepet. „A vállalatok oldaláról is számos közvetett vagy közvetlen előny adódik a rugalmas munkavégzés támogatásából, kezdve a költségoptimalizálástól, a tehetségek bevonzásán és megtartásán át az általános márkaépítésig, sőt, ez a szemlélet óhatatlanul elvezet a bizalomra, együttműködésre és bevonódásra épülő vállalati kultúra kialakulásához – vagyis igazi dimenzióváltást hozhat az egész szervezet számára” – mondja Gönczy Gábor, a Stylers információ-technológiai cégcsoport ügyvezető-tulajdonosa.
Távmunka és technológia: átlátható munkaórák, adatalapú teljesítményértékelés
A legtöbb vállalatnál azonban mégis felmerülnek a legkézenfekvőbb kételyek: milyen hatással van mindez a produktivitásra, hogyan követhető a munkavállalók teljesítménye, ha fizikailag máshol végzik feladataikat, hogyan fejleszthetők a munkavállalók és hogyan kommunikálhatunk velük eredményesen a digitális térben? A felmérések szerint a legalább részben otthonról dolgozó kollégák 77%-a hatékonyabbá vált, közel harmaduk pedig több feladatot végzett el egységnyi idő alatt, mint az irodában. A kérdés tehát csupán az, hogy a cégek hogyan tudnak megfelelő hátteret biztosítani ezekhez az eredményekhez – a válasz egyszerű: technológiával. Nézzük, milyen eszközökkel aknázhatják ki a vállalatok a távmunka előnyeit és kerülhetik ki annak buktatóit!
1. Nem kontrollmánia, hanem hatékonyabb munkaszervezés
Az előrejelzések szerint óriási robbanás várható a munkaidő-nyilvántartó szoftveres megoldások területén, melyek szinte az összes munkaadói kételyre választ adnak. Ezek a szoftverek nem csupán az aktív időszakokat, elvégzett feladatokat, pihenőidőket képesek követni, de extra funkcióként akár a delegálásban és a projektmenedzsmentben is óriási segítséget nyújthatnak. A kulcs a megfelelő előkészítésben van: ha elmagyarázzuk a kollégáknak, milyen előnyökkel jár számukra a rendszerek használata, nem plusz teherként vagy a bizalmatlanság jeleként tekintenek majd az újításokra.
2. A teljesítményértékelés új dimenziói
A digitális munkamenedzsment platformok olyan adatokkal szolgálhatnak a vezetők számára, melyek objektív hátteret adnak a hasonló területeken dolgozó munkatársak értékelésére, valamint információval szolgálthatnak arra vonatkozóan is, hogy hogyan lehetne javítani a szervezet egészének teljesítményén, tehát fontos üzleti döntéseket alapozhatnak meg. Ne feledjük azonban, hogy a számok mögött emberek vannak: az adatalapú értékeléshez fontos személyes visszajelzéseket is kapcsolni, és arra is ügyelni, hogy akár valós időben jelezzük az egyes munkavállalóknak, ha az adott napon nagyon jó munkát végeztek vagy valamire oda kell figyelniük, javítaniuk.
3. Együttműködés és kommunikáció felsőfokon
Az egységesen használt és megfelelően bevezetett digitális kommunikációs eszközök nem csak a csapatmunkát támogathatják, de hatékonyabb együttműködést és kölcsönös megértést is hozhatnak olyan munkavállalói csoportok között, melyek korábban nehezebben értették meg egymást. A közösen használt vállalati applikáció vagy a felhőben mindenki számára elérhető és szerkeszthető „to do” listák még a Z és X generációs munkavállalók közötti szakadékot is áthidalhatják.
4. Egységes és minőségi képzési rendszer
Egy másik fókuszterület lehet a közeljövőben a vállalati képzési rendszereket digitalizáló platformok növekvő népszerűsége és széleskörű alkalmazása: egyre több cégnél jelent óriási problémát a megfelelően képzett munkaerő hiánya, illetve az egyes munkaköröket érintő kompetenciahiány. Az online képzési modulok, virtuális oktatási napok, interaktív és videós edukációs anyagok jobban megszólíthatják a kollégákat, több országban tevékenykedő vállalatok esetén pedig közös alapot és tudásanyagot adnak a munkavállalóknak, méghozzá rugalmas és időzóna-független formátumban.
Az elégedett munkavállaló hatékony munkavállaló – felértékelődik a mentális egészség
Van azonban egy további fontos aspektusa is a távoli munkavégzésnek és a home office rohamos terjedésének: miközben a munkavállalók nem csupán elvárják, de élvezik is ezek előnyeit, a mentális egészségükre akár veszélyt is jelenthetnek ezek a megoldások. A huzamosabban otthon töltött munkaórák magányosak lehetnek, a kollégák kieshetnek a munkahelyi párbeszédekből és az információáramlásból, csökkenhet a motivációjuk. Ezért egyre több cég nyújt munkavállóinak célzott lehetőségeket a kikapcsolódásra és a feltöltődésre, legyen szó testmozgásról, utazásról, pszichológiai tanácsadásról, de felértékelődtek a napi kontaktust biztosító belső kommunikációs eszközök és felületek, valamint a kollégák lelki állapotát felmérő kérdőívek is – csupa olyan digitális megoldás, amely hozzájárul, hogy a munkavállalók akár a távolság ellenére is a cég életének részesei lehessenek.
„A fenti megoldásokban egy közös van: ha nem készítjük őket megfelelően elő, nem biztosítjuk az informatikai hátteret és a vezetői elköteleződést, használatuk inkább teher lesz a kollégáknak, sőt, úgy érzik, hogy folyamatos kontroll alatt akarjuk őket tartani. Ezért fontos, hogy nagyfokú tudatossággal fogjunk bele ezekbe a projektekbe, az egyes platformokat teszteljük, akár a kollégák egy csoportjának bevonásával, ha pedig már stabil a technológia és jók a visszajelzések, célzott kommunikációs üzenetekkel tegyük érdekeltté a munkavállalókat a rendszerek használatában. Mint megannyi területen, itt is igaz: jó példával kell elől járni és a menedzseri szinten kezdeni a digitális fejlesztések használatát, melyek így jó eséllyel válnak valóban a vállalti kultúra szerves részeivé” – teszi hozzá Gönczy Gábor.