Munkavállalói oldalról tekintve a meetingekre, azok gyakran unalmasnak és időrablónak tűnhetnek. Vezetőként azonban lehetőség van arra, hogy ezeket a találkozók inspirálók és produktívok legyenek.
Egy vezetőnek nagyon sokrétű feladata van. Az értekezletek lebonyolítása mindig a termelés sikeressége érdekét szolgálj, de a jól vezetett meetingek a csapat hatékonyságát is növelik, erősítik a közösségi érzést és elősegítik a célok elérését.
Érdekes és hasznos meetingek? Lehetséges!
Lehet, hogy erre az alcímre felugrott a szemöldököd alkalmazottként, pedig valóban nem lehetetlen. Ehhez a vezetőnek arra van szüksége, hogy…
Legyen pozitív
Ahhoz, hogy ne teherként élje meg a csapat az ilyen találkozásokat, már a meetinget jól kell indítani. Jó megoldás lehet, ha a főnök megoszt egy pozitív és életszerű (siker)történetet, mert ezzel növelheti a morált, elősegítheti a nyitott kommunikációt, valamint megteremtheti a jobb légkört.
Tűzzön ki világos célt, készíts átgondolt napirendet
Mielőtt bármit is elkezdene, meg kell határoznia a meeting célját. Ez lehet döntéshozatal, probléma megoldása, információmegosztás vagy ötletelés. A napirendet előre küldje el a résztvevőknek, hogy felkészülhessenek és érdemben hozzájárulhassanak a megbeszéléshez.
Rövid és fókuszált
A hosszú, elnyújtott értekezletek csökkenthetik a koncentrációt és a hatékonyságot. Szabja a találkozókat rövidre, és koncentráljon a lényegre. Ha szükséges, tartson inkább többször rövid szüneteket ahelyett, hogy hosszúra nyújtaná azt.
Bátorítás és interaktivitás
A meetingek akkor a leghatékonyabbak, ha mindenki jelen van és aktívan részt vesz. Jó vezetőként bevet interaktív eszközöket (szavazások, kérdések), hogy bevonja a csapatot a közös munkába, ötletelésbe. Ugyanakkor célszerű, ha lehetőséget kínál arra, hogy időnként a dolgozók vezényeljék le a napirendi pontot. Ezzel teret, lehetőséget kínál és növeli a felelősségérzetüket.
Nyomon követés
A meetingek célja nem csak a beszélgetés. A cselekvéssel lehet változásokat, eredményeket elérni, ezért vezetőként minden döntést és akciópontot rögzíteni kell, és kövesse nyomon azok végrehajtását. Azaz szükség van az elszámolhatóságra – lásd ELM cikke –, mert ez biztosítja, hogy a megbeszélések eredményesek legyenek.
A meetingek lehetnek feleslegesek, de a jól vezetett alkalmak kulcsfontosságúak a csapat hatékonyságának növelésében és a célok elérésében. Vezetőként sok múlik azon, hogy ne csak kötelező rosszként éljék meg a munkatársak, hanem értékes eszköze legyen a célok elérésének, a csapat fejlődésének.