Az e-mail ma már a munkahelyi kommunikáció egyik legfontosabb eszköze, mégis sokan nincsenek tisztában azzal, hogy egy-egy rosszul megfogalmazott mondat mennyire ronthatja a professzionális megítélésüket. Egyetlen üzenet is elég ahhoz, hogy kialakuljon rólunk egy kép a kollégákban, és éppen ezért egyáltalán nem mindegy, mit és hogyan fogalmazunk meg. Ebben a cikkben összegyűjtjük azokat a gyakori hibákat és kerülendő kifejezéseket, amelyek miatt könnyen csorbulhat a hitelességünk a munkahelyi kommunikációban.
„Szólj, ha ez jó így.”
Ha egy olyan ötletnél, amit te magad találtál ki, mások jóváhagyását vagy megerősítését kéred, az könnyen azt a benyomást keltheti, hogy nem vagy túl magabiztos. Természetesen, ha közös ötletelésről van szó, vagy a munkafolyamat megköveteli, előfordulhat, hogy szükség van valaki jóváhagyására, de a legmagabiztosabb emberek általában nem kérdőjelezik meg folyamatosan a saját ötleteiket.
Ők inkább olyan kifejezéseket használnak, mint például: „Szívesen átbeszélném veled ezt az ötletet”, de nem igénylik, hogy valaki más eldöntse, jó-e vagy sem. Amellett, hogy ez befolyásolhatja mások kompetenciáról alkotott képét, az állandó önbizonytalanság a mentális egészségre is negatív hatással lehet, és ezzel kapcsolatban már kutatások is születtek.
Egy email ne kezdődjön úgy, hogy „nem szeretnélek zavarni”.
Ha valaki egy e-mailt azzal kezd vagy zár, hogy bocsánatot kér már pusztán azért, mert megkeresi a másikat, az könnyen bizonytalanságot vagy önbizalomhiányt sugallhat. A határozott, egyenes kommunikáció magabiztosságot és kompetenciát jelez, ezzel szemben a „nem szeretnélek zavarni” inkább bizonytalanságot és félelmet közvetít, ami nem túl jó. A kutatások is egyetértenek abban, hogy a szorongó embereknél gyakori az ilyen megfogalmazás. Ilyenkor az érintettek már a saját szavaik és jelenlétük miatt is bocsánatot kérnek, ami hosszú távon az önképükre is negatívan hathat.
Nem jó e-mail az sem, amiben erősen jelezzük a bizonytalanságot. „Van ennek értelme?” / „Érthető, amit mondok?”
Ha valakinek az önkritika alapból működik a gondolkodásában, az hosszú távon több stresszt, feszültséget és szorongást okozhat. Ilyenkor az ember nehezebben tud önazonosan megszólalni, mert a bizonytalanság és a belső feszültség folyamatosan átszivárog a kommunikációjába. Innen ered egy elsőre teljesen ártalmatlannak tűnő fordulat is, mint a „Van ennek értelme?”
A probléma az, hogy minél gyakrabban kérdőjelezi meg valaki a saját intelligenciáját, annál inkább megerősíti másokban is ezeket a kételyeket. Senki nem fogja helyettünk elhitetni, hogy elég okosak vagyunk vagy elég magabiztosak, ezt belülről kell felépíteni, és előfordul, hogy sok-sok munkába telik.
A munkahelyi e-mailes kommunikációban sokszor nem is az számít, mit mondunk, hanem az, hogyan fogalmazunk. Egy-egy látszólag ártalmatlan kifejezés is árulkodhat bizonytalanságról, ami hosszú távon a szakmai megítélésünket is befolyásolhatja. Éppen ezért érdemes ezeket a mondatokat kerülni, és arra fókuszálni, hogy minél magabiztosabban reagáljunk az üzeneteinkre a munkánk során.
Kiemelt kép: Magnific
Forrás: Your Tango
