Ülsz az irodában és csak merengsz. Nézed az előtted elsuhanó legyet, fél füllel hallgatod a munkatársad monológját és látod a monitoron megjelenő szöveget, de egyáltalán nem értelmezed? A figyelem tartása olykor nehéz.
Az irodai munkavégzés során számos tényező elvonhatja a figyelmünket, és akadályozhatja a hatékony koncentrációt. Erről lesz most szó.
Digitális tényezők
A technológiai eszközök és alkalmazások egyre nagyobb szerepet játszanak az irodai munkában, csakhogy ugyanezek el is vonhatják a figyelmet munka közben. Hányszor történik meg veled, hogy a lenémított készüléked rezgésére azonnal előkapod azt? A telefonra befutó értesítések, hívások, üzenetek kizökkentenek a munka folyamatából.
Szerelmed vagy a gyermeked küld folyamatosan üzeneteket? Lehet csak egy pillantást akarsz vetni ezekre, de ember legyen a talpán, aki megállja, hogy ne válaszoljon. Márpedig az ilyen mozzanatok akár tartósan kivonhatnak a forgalomból.
Rendben van, hogy a feladatok elvégzéséhez egyre több digitális eszközt használunk és bár látszólag növelik a hatékonyságot, de ha folyamatosan ugrálunk a feladataink között, az a minőség és a mennyiség rovására is megy.
Külső környezeti tényezők
Az irodai környezet számos külső tényezője akadályozhatja a hatékony munkavégzést, különösen akkor, ha a munkatársak közel dolgoznak egymáshoz. A nyitott irodatér egyet jelent azzal, hogy sokféle zaj munkálkodik egyszerre. A nyomtató zümmögésére, az állandóan csörgő telefonra és az azt kezelő munkatárs folyamatos beszédére, a kicsit távolabb épp munkamegbeszélést tartó kollégákra sokkal jobban figyelhetünk, mint arra, amit épp megoldanunk kellene.
Még csak arra sincs szükség, hogy beszélgessenek a környezetünkben. Elég egy gyorsan dolgára suhanó kolléga, vagy a tisztaságért felelős munkaerő tevékenykedése és máris kizökkenhetünk a munkából.
Fizikai környezet tényezői
Minden, ami a munkavégzést nehezíti és kényelmetlenné teszi, az nagyban befolyásolja, hogyan tudunk ráhangolódni a munkafolyamatra. A túlságosan magas vagy alacsony hőmérsékletű iroda, a légkondicionálóból érkező hideg levegő, a rossz vagy vibráló világítás, a kényelmetlen irodaszék vagy nem megfelelő méretű, magasságú asztal mind olyanok, amelyek hosszú távon biztosan rontják a munkára való koncentrálást.
Személyes zavaró tényezők
Valljuk be őszintén, hogy sok esetben szeretjük személyekre vagy más külső tényezőkre fogni azt, hogy miért nem haladunk a munkával. Sokszor azonban az akadályozó tényezők mi magunk vagyunk. Még ha el is terveztük, hogy az adott nap folyamán milyen feladatokat akarunk elvégezni, bizony az erőnk és az energiánk nem biztos, hogy mindezt támogatja. A túlzott fáradtság vagy kialvatlanság a koncentráció gyilkosa. Ha ehhez pedig még esetleg a fizikai kimerültség is társul, ember legyen a talpán, aki hatékony tud lenni.
A stressz vagy a feszültség olykor jót tud kihozni az emberből, hiszen a túlélésért is felelős reakciók, ám ha nem jó irányba terelődik mindez, sokkal többet tud ártani, mint használni. Csökkentheti a produktivitást.
Szervezeti tényezők
A csapatban való munkának fontos szerepe van egy vállalat életében, de a kértelenül és a lehető legrosszabb időben érkező, egyáltalán nem a munkára hangolt munkatárs megjelenése rettentő zavaró.
Ugyanígy kibillenthet a munkavégzés dinamikájából, ha vezetőség egy hirtelen ötlettől vezérelve spontán meetinget hívat össze. Ám, ha annak van értelme és tartalma, akkor könnyebb mindezt megemészteni, mintha olyanról esik szó, amely feleslegesen veszi ki az embert a munkából. Bármilyen rövid lehet az ilyen hirtelenjében verbuvált értekezlet, annyira kizökkenthet a munkamenetből, hogy nehéz visszatérni.
Az irodai munkavégzés során a figyelmünket számos tényező vonhatja el, és persze bekövetkezhet az is, hogy mi magunk válunk azzá magunk vagy a munkatársunk számára.