Ha ismered a hatékony e-mailezés titkát, akkor bármennyire is hihetetlen, de rengeteg időt takaríthatsz meg. Arról pedig már nem is beszélve, hogy egy jól megírt e-mail még a termelékenységed is növelheti. Most mutatunk 5 munkahelyi e-mailes trükköt, amire a sikeres nők is esküsznek.
Ismerik az erős tárgysor erejét
A sikeres nők tisztában vannak vele, mennyit számít az első benyomás. Egy jól kidolgozott, rövid, tömör, de lényegretörő tárgysor azonnal megadja egy elektronikus levél alaphangját. Ezek a tárgymezők gyakorlatialg 1-2 szóban összefoglalják az üzenet fő célját és kérését. Fontos, hogy a tárgymező figyelemfelkeltő legyen, hiszen, így nagy eséllyel azonnal megnyitja a címzett és valószínűleg hamar válaszol is rá. Példa: ahelyett, hogy azt írnád, találkozó kérése, írd azt a tárgyba, hogy: Találkozás az XY projekttel kapcsolatban pénteken. Ez a tárgysor ugyanis egyértelműen jelzi az e-mail szándékát és sürgősségét, ezzel pedig már a nulladok pillanatnál leköti a címzett figyelmét.
Magabiztos megfogalmazás
A megfogalmazás döntő szerepet játszik abban, hogy mennyire ér célba egy üzenet. A sikeres nők gondosan válogatják meg a szavaikat, ügyelve arra, hogy az e-mailjeik világosak, tömörek és felesleges sallangoktól mentesek legyenek. A fogalmazás művészetének elsajátításával emészthetőbbé és könnyebben reagálhatóvá teszik az üzeneteiket. A sikeres nők kerülik a leveleikben a túlzott bocsánatkérést, az önbecsmérlő szavakat, mivel ez alááashatja az önbizalmukat és a tekintélyüket. Olyan szavakat használnak, amik professzionalizmust, tiszteletet, magabiztosságot közvetítenek, de közben megőrzik a barátságos hangvételt.
Testre szabott megszólítások és aláírások
A megszólítás és az aláírás is kulcsfontosságú. A sikeres nők a címzetthez fűződő viszonyuk alapján választják meg a megszólítás, valamint az elköszönés módját. A „kedves” vagy a „tisztelt” megszólításokat általában az ismeretlen, formális kapcsolatokban alkalmazzák, míg a „szia” vagy a „hello” az informálisabb kontaktok során jellemző. Ugyanez igaz az elköszönésnél is: hivatalos levelezéshez az „üdvözlettel” vagy a „tisztelettel” szavakat választják, míg a kötetlenebb, barátságosabb mailek esetében a „köszönettel” vagy a „szép napot” az, ami játszik. Ezekre a részletekre való odafigyelés profi hozzáállást és tiszteletet mutat, ezáltal segíthet az egészséges üzleti kapcsolatok fenntartásában.
Mindenre van sablonjuk
Az időmegtakarítás és a következetesség megőrzése érdekében a sikeres nők e-mail sablonokat hoznak létre a gyakran használt üzenetekhez. A sablonok kiindulási pontként szolgálnak, de persze a tartalmuk szükség szerint bármikor testreszabható. Ezek a sablonok lényegesen leegyszerűsítik az e-mailek összeállításának folyamatát, ezzel biztosítva a hatékonyságot.
Szűrők és mappák
A rendszerezett postafiók nagyon hasznos lehet, hiszen átláthatóvá és könnyen kereshetővé válnak az e-mailek. A sikeres nők stratégiája egyszerű: mappákat és címkéket hoznak létre és ezekbe kategorizálják a mailjeiket, a felesleges leveleket pedig azonnal törlik vagy archiválják, nem engedik, hogy több ezer levél halmozódjon fel a fiókban.
A fentiek alapján elmondható, hogy az e-mailes kommunikáció művészetének elsajátítása elengedhetetlen a szakmai sikerhez. Ha egész nap a levelekkel bíbelődsz, az csökkentheti a hatékonyságot és a termelékenységet, éppen ezért fontos, hogy legyen egy jól bevált stratégiád. Egyébként érdemes lehet idősávokat is megjelölni, melyeket csak a levelek megválaszolásával, megírásával töltesz, így nem fordulhat az elő, hogy a levelezés elviszo a fókuszt más, fontos feladatokról.