A reggelek még tele vannak tervekkel és lendülettel. Fejben már megvan a terv a napot illetően, de délutánra azt érezzük, hogy inkább csak tüzet oltottunk. Egy jól megtervezett munkanap percek alatt felborulhat, ha egymást érik a sürgős feladatok, váratlan kérések.
Nem lehet minden feladat egyszerre sürgős, a gyakorlatban azonban sok munkahelyen mégis így működnek a mindennapok. Gyakori, hogy az e-mail üzenetek tárgya is „SOS” vagy a chatben is utalunk a feladat azonnaliságára. Mire befejezünk egy feladatot, már másik három sorakozik mögötte. A nap végére könnyen az az érzésünk lehet, hogy egész nap pörögtünk, de érdemben mégsem végeztünk el annyi mindent.
Ez azonban nem feltétlenül jelenti azt, hogy túl sok munkánk van. Azért érezhetjük így magunkat, mert a túl sok feladat között kell cikáznunk. Az emberi agy nem úgy működik, mint egy számítógép, amely egyik pillanatról a másikra képes feladatot váltani.
A folyamatos megszakítások ára
A Kaliforniai Egyetem kutatói évek óta vizsgálják, hogy milyen hatással van a munkavégzésre a megszakítások. Azt találták, hogy ha az emberek egy feladatot félbeszakítanak és egy másikra váltanak, akkor gyorsan dolgoznak, de nagyobb stressz éri őket, nagyobb az időnyomás és a frusztráció is.
A munkanap során érkező folyamatos megszakítások, a félbeszakítások ráadásul azt is eredményezik, hogy már kevesebb mint egy percig tudunk összpontosítani ugyanarra a feladatra vagy képernyőre, mielőtt valami másra váltanánk. Egy megszakítás után akár 20-25 perc is eltelhet, mire újra teljes mélységében belemerülünk ugyanabba a feladatba. Idő kell ahhoz, hogy az agyunk ugyanolyan mélységgel tudjon arra a feladatra koncentrálni. Ezért érezhetjük úgy, hogy elfáradtunk a munkanap folyamán még akkor is, ha fizikailag csak minimálisan mozogtunk. A mentális energiát nem is a feladatok veszik el, hanem az állandó újratervezés. Minden alkalommal, amikor döntést hozunk arról, hogy átváltunk-e egy másik munkára, vagy átgondoljuk, hogy mit halasszunk későbbre, az döntési kifáradáshoz vezethet. Ez mentálisan megterhelő, csökkenti a koncentrációt és növeli a hibázás kockázatát.
Attól, hogy valaki sürgősnek nevez egy feladatot, az még nem feltétlenül lesz valóban fontos. Olykor a kommunikáció érezteti velünk azt, hogy az elvégzendő feladat prioritást élvez, de könnyen lehet, hogy csak a feladatot kérő számára élvez elsőbbséget és a saját munkánk rovására áldozzuk fel az időt, energiát. Ez az állandó reagálási kényszer vezethet oda, hogy egész nap elfoglaltak vagyunk, miközben a valódi és értékteremtő feladatok háttérbe szorulnak.
A megoldást az olyan szervezeti kultúra jelentheti, ahol képesek sorrendet felállítani a fontos és sürgős feladatok között. A jó munkahelyeken nem várják el a munkatársaktól az állandó készenlétet, hanem világosan meghatározott prioritások alapján szervezik a munkát. Így válhat kiszámíthatóbbá és hatékonyabbá a munkanap.
A hatékony munkanap nem az állandó kapkodásról szól, hanem a tudatos prioritásokról. Ha minden feladat azonnali, előbb-utóbb egyik sem kapja meg azt a figyelmet, amelyre valóban szüksége lenne.
