Már borsódzik a hátad, amikor megérkezik egy újabb meeting meghívója, amelynek végén kiderül, hogy az elhangzott információkat néhány bekezdésben is össze lehetett volna foglalni?
Néhány évvel ezelőtt még sokkal ritkábban ültünk egész nap megbeszéléseken, de a hibrid és távoli munkavégzés elterjedése azonban gyökeresen megváltoztatta a munkahelyi kommunikációt. A személyes egyeztetéseket felváltották a videóhívások, és online meetingek.
A Microsoft Work Trend Index kutatása szerint a tudásalapú munkát végzők munkaidejének már több mint fele kommunikációval telik. Ebben beletartoznak a meetingek, az e-mailek és a chatüzenetek is. Sokan azonban úgy érzik, hogy mindemellett nincs megszakítás nélküli ideje az érdemi munkára.
A bizonytalanság tünete
A felesleges megbeszélések mögött nem csak a rossz szervezés, hanem a bizonytalanság is állhat. Vannak olyan vezetők, akik akkor érzik úgy, hogy kezükbe tartják a folyamatokat, ha rendszeresen értekezleteket tartanak. A munkatársak számára is megnyugtató lehet a közös egyeztetés, különösen akkor, ha sokan távolról dolgoznak. Ám, vékony a jég. Könnyen túlzásokba lehet esni.
Egyes cégek esetében azért szaporodnak el a megbeszélések, mert mindenki szeretné csökkenteni a bizonytalanságot, de csak kevesen merik megkérdőjelezni, hogy valóban szükség van-e a meetingre.
Szétaprózott nap
A megbeszélések időt vesznek el, de ha érdemben semmi komolyat nem sikerül tisztázni, az jószerivel csak arra jó, hogy megszakítsák az elmélyült munkát. Egy félórásnak beharangozott meeting ritkán csak harminc percet vesz igénybe. Eleve általában túlnyúl a kiszabott időn, de arra fel kell készülni, és utána vissza kell zökkenni a korábbi feladatba.
Az Atlassian nemzetközi kutatásából az derült ki, hogy a dolgozók 78 százaléka szerint annyi meetingen kell részt vennie, hogy emiatt nehezebben tudja elvégezni a munkáját. Több mint minden második munkavállaló rendszeresen túlórázik azért, mert a megbeszélések elveszik a napközbeni munkaidejét. 76 százalék kimerültnek érzi magát a meetingekkel teli napokon.
A kutatásban azt is leírták, hogy a meetingek egy jó része egy közös dokumentumban, projektkezelő rendszerben vagy e-mailben is lebonyolítható lenne.
Legyen e-mail
Természetesen nem minden meeting felesleges. Ha közös ötletelésre, konfliktuskezelésre, összetett döntések meghozatalára vagy személyes visszajelzésre van szükség, a valós idejű beszélgetés nagyon hatékonyabb megoldás. Ha azonban a meeting célja kizárólag az információátadás és nincs vita, nincs döntés és nincs szükség azonnali visszajelzésre, akkor egy rövid, világos e-mail vagy egy közösen szerkeszthető dokumentum gyakran gyorsabb és hatékonyabb.
