A munkában produktívnak lenni jóval többet jelent annál, minthogy a számítógép előtt ülünk és elvégezzük a ránk bízott feladatokat.
Persze mindenkinek vannak jobb és rosszabb időszakai, igaz ez a munkavégzésre és a hatékonyságra is, azonban fontos lehet a motiváció fenntartásának érdekében, hogy ne csak monoton módon oldjuk meg a feladatainkat.
Ahhoz, hogy pontosan megértsük, miről is van szó, elsősorban tudnunk kell, hogy a produktivitás nem egy állapot, sokkal inkább egy képesség, amit azt is jelenti, hogy lehetőségünk van fejleszteni azt, a megfelelő rendszer kialakításával. Nyilván valamiféle rendszere mindenkinek van, csak elképzelhető, hogy az korántsem tökéletes.
Néhány, viszonylag egyszerű tipp segítségével, – amiket könnyedén a napi rutinunk részévé tehetünk – viszont kialakíthatunk egy olyan optimális munkarendet, amivel nagymértékben megnő a hatékonyságunk is. Igen, ez akkor is igaz, ha napi fix, nyolc órás munkakörben dolgozunk.
Legyen feladattervünk!
Ahhoz, hogy az adott nap hatékonyan záruljon érdemes lehet feladattervet készíteni. Ez egy tipikus to do list-nek is mondható, amin felsoroljuk, milyen teendők várnak ránk aznap. Fontos lehet, hogy keretet adjunk a napoknak, így egyértelműen láthatjuk azt is, hogy mik is is lesznek az aznapra kitűzött céljaink. Persze az elején szinte biztos, hogy sokkal több teendőt fogunk összegyűjteni, mint amennyit valójában el tudunk végezni, de ez nem baj. Az új rendszerünket szokni kell, néhány nap és már tökéletesre is fejlesztjük azt, és pontosan tudni fogjuk, mennyit bírunk el.
Rendszeres, kisebb szünetek
A rendszeres szüneteket bátran beiktathatjuk a fentebb említett feladattervbe is, így pontosan tudjuk és látjuk, hogy mikor lazíthatunk néhány percet. Nyilván, most lesznek olyanok, akik felsóhajtanak és azt mondják, hogy a szünetnek semmi értelme, hiszen a munkától veszi el az értékes időt, de valójában pont az ellenkezője történik, hiszen a szünetek idején lehetőségünk van egy kicsit töltődni, hogy aztán újult erővel vághassunk bele a következő etapnyi munkába.
Kutatások is bizonyították már, hogy a mikroszünetek időt hagynak nekünk arra, hogy megemésszünk vagy akár megfejtsünk egy feladattal járó problémát. Ezeknek a kisebb szüneteknek maximum néhány perc az időtartamuk, mégis ez a pár perc, amit a munkától távol töltünk elegendő arra, hogy kvázi újrahangszereljük magunkat, majd teljes erőbedobással menjünk neki az előttünk álló feladatnak.
Egyszerre csak egy feladat
Sokan ott követik a legnagyobb hibát, hogy egyszerre több mindenre próbálnak meg koncentrálni, ezzel pedig elaprózzák a figyelmüket. Ahhoz, hogy egy feladatot a lehető leghatékonyabban tudjunk megoldani fontos, hogy csakis arra fókuszáljunk. Persze az nagyszerű, ha egyszerre többfelé is tudunk koncentrálni, de ez hosszútávon nagyon megterhelő és fárasztó lehet, ami aztán magával hozhatja a kiégés érzését is.
Ahelyett, hogy mindennel egyszerre próbálnánk meg foglalkozni, inkább összpontosítsuk a figyelmünket egyetlen tényező, arra a konkrét feladatra, amivel akkor, aktuális kell megbirkóznunk. Ha minden energiánkat egyetlen munkába fektetjük, akkor gyorsabban is fejezzük be azt, így pedig a soron következő teendőket is sokkal produktívabban tudjuk majd kezelni.
A Pomodoro stratégia
A Pomodoro stratégia egy időgazdálkodási módszer, mely tökéletes lehet azok számára, akik küzdenek a napi teendők produktív elvégzésével. A technika alkalmazásához a következő módszert kell csak követnünk:
- válasszunk ki egy feladatot
- állítsunk be egy 30 perces időzítőt
- dolgozzunk a megszokott tempónkban
- amikor az időzítő kikapcsol tartsunk két-három perc szünetet
- jelöljük meg, hol tartunk az adott feladatban
- ismételjük meg mindezt négyszer egymást után
- a negyedik szakasz után tartsunk egy hosszabb – 15-30 – perces szünetet
A technikai lényege, hogy csökkentse a külső megszakítások hatását a fókuszra és a flowra Ez a módszer kifejezetten hasznos lehet, ha hajlamosak vagyunk a halogatásra, nehezen állunk neki egy adott feladatnak, vagy rendszeresen elkalandozunk munka közben.
Elegendő alvás
Ez annyira triviliás, de a megfelelő mennyiségű alvás az élet számos területén nagyon fontos. Sőt, mondhatni mindennek az alfája és omegája. Ha nem alszunk eleget, akkor egész biztosan csökken a hatékonyságunk. Ha éjszakánként ébren forgolódunk akkor nem fogunk tudni a munkára koncentrálni, ez pedig szorongást válthat ki. Ahhoz, jót és jól aludjunk számos módszert bevethetünk, itt Karrier Trend oldalán is hangsúlyoztuk már a mozgás, valamint a megfelelő táplálkozás fontosságát. Mindezek mellett jó ötlet lehet, ha kibeszéljük magunkból, ha bánt bennünket valami, ugyanis sok esetben az álmatlan éjszakákat pontosan a stressz okozza.
Mondjunk nemet
A hatékonyság megteremtésének legjobb módja tehát, ha megértjük és felismerjük, mennyi munkát bírunk el. Persze önmagában már ez sem egyszerű feladat, pláne, ha túl is akarnak minket terhelni a munkahelyünkön. A produktivitáshoz célszerű lehet az is, ha megtanulunk nemet mondani, még akkor is, ha ez néha nagyon nehéz. Azzal, hogy nemet mondunk, nem a feladtok alól bújunk ki, csupán határokat húzunk. Határokat a saját, hosszú távú hatékonyságunk érdekében.
Forrás: sammons.co.uk
Szerző: G.P.
Fotó: Envato